Yrittäjän mielessä saattaa useinkin pyöriä tilitoimiston vaihtaminen. Syynä saattaa olla palvelutason lasku, hinnoittelupolitiikka, kirjanpitäjän vaihtuminen tai yrityksen tarpeiden muuttuminen. Vaihto voi kuitenkin jäädä toteuttamatta, sillä moni kuvittelee tilitoimiston vaihtamisen olevan hankala ja aikaa vievä prosessi.
Todellisuudessa tilitoimiston vaihtaminen on yksinkertaista. Yrittäjän ei tarvitse tehdä muuta kuin valtuuttaa uusi tilitoimisto irtisanomaan vanhan tilitoimiston sopimus, ja uusi tilitoimisto hoitaa käytännön asiat vanhan toimiston kanssa.
Erityisen helppoa vaihtaminen on, jos taloushallinnon järjestelmä pysyy samana. Jos yritykselläsi on jo käytössä esimerkiksi Netvisor, on vaihtaminen yksinkertaista: riittää, että Netvisor-käyttöoikeudet siirretään uudelle tilitoimistolle. Samalla siirtyy kaikki yrityksen data historiatiedoista lähtien.
Tilitoimiston vaihtamisen ajankohdalla ei ole merkitystä. Vaihto voidaan tehdä kesken tilikautta tai tilikauden päätyttyä. Yrittäjä ei ole tilitoimiston vaihtoa harkitessa asian kanssa yksin. Asiantunteva tilitoimisto osaa kertoa tarkasti, mitä asioita vaihtamisessa tulee ottaa huomioon.
Tilitoimiston vaihto on hyvä hetki pohtia tarpeita ja ulkoistamista
Tilitoimiston vaihtaminen on oivallinen hetki tarkastella yrityksen nykyisiä ja tulevia tarpeita. Onko toiminnassa tapahtunut muutoksia, jotka kannattaa ottaa huomioon uutta kumppania valitessa? Tarpeiden lisäksi vaihto on hyvä hetki miettiä, mitä taloushallinnon elementtejä kannattaisi ulkoistaa.
Yrittäjän on hyvä kartoittaa etukäteen, mikä osa yrityksen taloushallinnosta on järkevä ulkoistaa. Vaikka nykyisillä sähköisillä järjestelmillä on helppo ulkoistaa koko taloushallinto kerralla, moni yrittäjä siirtää kirjanpitäjän tehtäväksi ainoastaan peruskirjanpidon ja tilinpäätökset. On helppo säästää aikaa ja rahaa, jos antaa ammattilaisen hoitaa myös palkanlaskennan, työnantajamaksut ja lakisääteiset ilmoitukset. Näin myös vältytään ylimääräisiltä kuluilta, joita väärin laadituista ilmoituksista voi koitua.
Nykyaikaiset työkalut yhdistettynä osaavan tilitoimiston palveluun tuovat yrittäjälle merkittäviä säästöjä. Digitaaliset ratkaisut nopeuttavat prosesseja, kun laskuja ei lähetetä tai vastaanoteta paperisina. Nykyaikainen tilitoimisto tarjoaa yrittäjälle ohjelmistot, joita yrittäjä ja tilitoimisto käyttävät yhdessä. Yrittäjällä on aina ajantasainen kuva oman yrityksensä tilanteesta kirjanpitojärjestelmässä, josta hän näkee samat asiat kuin kirjanpitäjä.
Netvisor-järjestelmän käyttöönotto tuo paljon uusia mahdollisuuksia ja muuttaa työskentelyn tapoja. Tilitoimisto voi hoitaa alusta loppuun esimerkiksi myyntilaskujen tekemisen ja lähettämisen, reskontrien seuraamisen, ostolaskujen asiatarkastamisen ja maksatuksen sekä palkkojen laskennan ja maksatuksen. Tällöin yrittäjälle jää käytännössä vain ostolaskujen ja palkanlaskennan hyväksyminen. Toinen vaihtoehto on, että yrittäjä tekee itse kaiken, ja tilitoimiston kirjanpitäjä vain tarkistaa ja seuraa tekemisiä esimerkiksi tiliöinnin ja arvonlisäverotuksen osalta sekä lähettää kuukausittain kausiveroilmoitukset. Valittavissa on myös variaatioita näiden vaihtoehtojen välillä. Lue lisää netvisorista täältä.
Uusi tilitoimisto auttaa yrittäjän tarpeiden mukaisen palvelukokonaisuuden määrittelyssä. Tilitoimiston kanssa tehtävään sopimukseen vaikuttavat työnjako, liikevaihto ja kuukausittainen laskumäärä.
Valitse tilitoimistoa vaihtaessa kumppani, joka auttaa kasvamaan
Tilitoimisto on yrityksen apuna liiketoiminnan kannattavuuden seurannassa, ja ajantasainen raportointi tukee yrittäjää päätöksentekotilanteissa. Osaavasta tilitoimistosta yrittäjä saa apua kasvun suunnitteluun sekä tukea omistamiseen liittyvissä kysymyksissä ja rahoituksen järjestämisessä. Tilitoimisto avaa raportit sanalliseen muotoon ja tukee yrittäjää liiketoiminnan ohjaamisessa.
Parhaimmillaan yrittäjän ja tilitoimiston välille syntyy syvä yhteistyösuhde. Kun taloushallinta digitalisoituu, tilitoimisto on yhä enemmän konsultin roolissa. Tilitoimisto ei vain hoida virallista ilmoitusvelvollisuutta, vaan on yrittäjän keskustelukumppani kaikissa talousasioissa. Hyvään yhteistyösuhteeseen kuuluu se, että tilitoimisto ja yrittäjä viestivät aktiivisesti ja monipuolisesti. Yrittäjä kertoo niin ajankohtaisista kuulumisista kuin tulevaisuuden suunnitelmistaan. Tilitoimisto puolestaan tukee yrittäjää taloushallintoon liittyvissä kysymyksissä.
Tilitoimiston vaihto ei ole lopulta ole niin suuri asia kuin miltä se voi alkuun tuntua. Tilitoimiston tehtävänä on hoitaa vaihtoon liittyvät asiat kuntoon, eikä yrittäjän tarvitse huolehtia asioista, jotka on alun alkaenkin ollut tarkoitus ulkoistaa. Näin yrittäjä saa keskittyä omaan ydintoimintaansa.
Etsitkö uutta tilitoimistoa?
Tai kilpailuta tilitoimistot ilmaiseksi osoitteessa tilitoimistovertailu.fi
