Palkanlaskennan ulkoistaminen tarkoittaa, että annat palkkojen laskennan, maksatuksen ja viranomaisilmoitukset palkkahallinnon ammattilaisen hoidettavaksi. Palkat ovat työntekijöille herkkä asia: niiden pitää olla oikein ja ajallaan joka kerta. Yksikin virhe tai myöhästynyt tulorekisteri-ilmoitus aiheuttaa harmia, ja sinun aikasi kuluu sen selvittämiseen.
Tässä artikkelissa käymme läpi selkeästi, mitä palkanlaskennan ulkoistaminen tarkoittaa, milloin se kannattaa, mitä täyteen palkkahallintoon kuuluu, miten TES-tulkinnat ja tulorekisteri hoituvat ja mitä ulkoistaminen maksaa. Lue lisää myös palkanlaskennan palvelustamme.
Relion on vuonna 2019 perustettu täyden palvelun tilitoimisto. Asiakastyytyväisyytemme on 8,9 / 10, NPS-lukumme on 76, ja meihin luottaa yli 600 yritystä ja säätiötä. Palkanlaskenta hoituu kiinteällä kuukausihinnalla oman vastuuhenkilön johdolla, ja vaikeissa tulkintatilanteissa juridinen tuki on lähellä.
Tee mitä teet. Me pidämme kirjaa.
Mitä palkanlaskennan ulkoistaminen tarkoittaa?
Palkanlaskennan ulkoistamisessa yritys siirtää palkkojen laskennan, maksamisen ja palkkoihin liittyvät ilmoitukset ulkopuolisen palkkahallinnon asiantuntijan hoidettavaksi. Saat oman vastuuhenkilön, nimetyn palkka-asiantuntijan, joka laskee palkat, hoitaa lomapalkat ja -korvaukset, tekee tulorekisteri-ilmoitukset ja huolehtii työnantajasuorituksista.
Käytännössä toimitat työtunnit tai palkkatiedot sovitulla tavalla, ja loppu hoituu puolestasi: palkkalaskelmat, maksatus, ilmoitukset ja arkistointi. Sinun ei tarvitse osata työehtosopimusten tulkintaa tai muistaa, että palkkatiedot on ilmoitettava tulorekisteriin viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä.
Palkkahallinto on yksi yrityksen tarkkuutta vaativimmista rutiineista. Siksi se kannattaa antaa ammattilaiselle, joka tekee sitä päivittäin ja seuraa lainsäädännön ja sopimusten muutoksia jatkuvasti.
Ulkoistamisessa on myös toinen, usein unohdettu hyöty: palkat ovat luottamuksellista tietoa. Kun laskenta hoituu ulkopuolisen asiantuntijan kautta, palkkatiedot pysyvät erillään työyhteisön sisäisistä keskusteluista, ja vastuu on ammattilaisella eikä kiireisellä toimistopäälliköllä muiden töiden ohessa.
Palkanlaskenta ei saa olla yhden ihmisen muistin varassa.
Yleisimmät tilanteet ennen palkanlaskennan ulkoistamista
Moni työnantaja tunnistaa itsensä samoista tilanteista juuri ennen ulkoistamispäätöstä. Tässä muutama esimerkki siitä, miltä arki näyttää ennen ja jälkeen.
| Näin moni työnantaja kuvaa tilannettaan | Näin se menee, kun palkkahallinto on ulkoistettu |
| ”Palkkapäivä tulee aina yllättäen.” | Aikataulu on sovittu. Palkat lähtevät sovitusti joka kerta. |
| ”En ole varma, lasketaanko lisät oikein.” | TES-tulkinnat tekee asiantuntija, joka seuraa muutoksia työkseen. |
| ”Jos palkanlaskijamme sairastuu, palkat myöhästyvät.” | Taustalla on aina tiimi, joka varmistaa jatkuvuuden. |
| ”Tunnit naputellaan käsin järjestelmästä toiseen.” | Työajanseuranta voidaan yhdistää suoraan palkanlaskentaan. |
| ”Palkkatiedot pyörivät liian monen ihmisen pöydällä.” | Luottamukselliset tiedot käsitellään talon ulkopuolella. |
| ”En tiedä, mitä palkkahallinto meille oikeasti maksaa.” | Kiinteä kuukausihinta. Ei sitoumuksia. |
Näiden lupausten toteutuminen on yhteispeliä: palkka-ajo pysyy aikataulussa, kun tarvittavat tiedot (työtunnit, poissaolot, sairauslomat, bonukset) tulevat käyttöön sovitussa muodossa ja sovittuna aikana. Kiinteä kuukausihinta ilman pitkää sopimusta tarkoittaa joustavuutta irtisanomisaikaan, ei löysyyttä aikatauluihin: myöhästynyt aineisto siirtää myös palkka-ajoa.
Jos oma tilanteesi muistuttaa useampaa kohtaa taulukon vasemmalta puolelta, kannattaa katsoa, mitä ulkoistettu palkanlaskenta maksaisi juuri teillä.
Milloin palkanlaskenta kannattaa ulkoistaa?
Tarve ulkoistaa palkanlaskenta syntyy tyypillisesti kasvun myötä. Kun työntekijöitä on useita tai heidän määränsä vaihtelee, vuorotyö, lisät ja osa-aikaisuus tekevät laskennasta selvästi vaativampaa kuin pienessä yrityksessä. Jos toimialalla on lisäksi oma työehtosopimus, TES-tulkinnat lisistä, korvauksista ja lomista alkavat vaatia erikoisosaamista, jota kasvavalla osakeyhtiöllä ei useinkaan ole valmiina talossa.
Moni huomaa myös, että palkanlaskenta on yhden ihmisen varassa, vaikka henkilöstömäärä on jo kasvanut ohi sen kokoluokan: jos ainoa osaaja sairastuu tai vaihtaa työpaikkaa, palkat eivät silti saa myöhästyä kymmenille tai sadoille työntekijöille. Kun palkanlaskenta, TES-tulkinnat ja viranomaisilmoitukset alkavat viedä johdon tai HR:n aikaa liiketoiminnan kehittämiseltä, on hyvä hetki laskea, kannattaako osaaminen ostaa kumppanilta.
Usein taustalla on halu vapauttaa johdon aika henkilöstöhallinnon rutiineista kasvun johtamiseen. Kasvavalle osakeyhtiölle ulkoistaminen tuo myös skaalautuvuutta: palkkahallinto pysyy hallinnassa, vaikka henkilöstömäärä kaksin- tai kolminkertaistuisi seuraavan kasvuvaiheen aikana.
Tuttu tilanne monelle kasvavalle yritykselle: yrittäjä käytti joka toisen viikonlopun tuntilistojen syöttämiseen Exceliin, jolla hän laski lisät ja palkat, näppäili ne palkka.fi:hin maksamista varten ja toimitti vielä laskelman kirjanpitäjälle uudelleen tositteeksi kirjattavaksi. Ratkaisu: työntekijät kirjaavat tuntinsa kännykällä suoraan palkanlaskentaan, yrittäjä hyväksyy tunnit, palkka-asiantuntija muodostaa palkkalaskelmat, yrittäjä hyväksyy nekin, minkä jälkeen palkat maksetaan, ilmoitukset hoituvat ja tiedot siirtyvät kirjanpitoon suoraan järjestelmien välillä. Sama työ tehdään nyt kerran, ei kolmeen kertaan.
Ulkoistaminen kannattaa erityisesti myös silloin, kun palkkakuluja pitää seurata tarkemmin kuin palkka.fi taipuu, esimerkiksi hankkeittain tai projekteittain. Ottamalla käyttöön varsinaisen sähköisen palkanlaskentaohjelman palkkakulut kohdistuvat automaattisesti oikeille hankkeille ja projekteille sekä kirjanpitoon ja raportointiin, jolloin näet heti, mikä hanke syö eniten työtunteja.
Vinkki: Ajoita siirto mieluiten palkkakauden vaihteeseen ja varaa yksi kokonainen palkka-ajo rinnakkaiseen tarkistukseen. Näin ensimmäinen oma ajo on varmasti oikein, eikä mitään tarvitse korjata jälkikäteen.
Ulkoistetun palkanlaskennan hyödyt yritykselle
Palkanlaskennan ulkoistamisen hyödyt tiivistyvät harvoin pelkkään kustannukseen. Ensimmäinen asia, jonka huomaat, on aika: palkka-ajot, ilmoitukset ja arkistointi hoituvat puolestasi, ja sinä keskityt liiketoimintaan. Samalla palkat ovat oikein ja ajallaan, koska ammattilainen laskee ne huolella ja huolehtii määräajoista, jolloin työntekijäsi saavat palkkansa täsmälleen sovitusti.
TES-osaaminen on toinen etu, jota harvalla kasvavalla yrityksellä on valmiina talossa. Asiantuntijamme seuraavat eri alojen työehtosopimusmuutoksia, lakeja ja velvoitteita työkseen, joten sinun ei tarvitse opetella niitä erikseen. Toiminta ei myöskään ole enää yhden ihmisen varassa: ulkoistettu palkanlaskenta kestää sen, että joku sairastuu tai vaihtaa työpaikkaa, koska taustalla on aina tiimi.
Lopuksi velvoitteet hoituvat oikein ja kulut muuttuvat ennakoitaviksi. Ennakonpidätykset, työnantajasuoritukset ja Verohallinnon ilmoitukset tehdään ajallaan, ja kiinteä kuukausihinta kertoo etukäteen, mitä palkkahallinto maksaa.
Mitä täyteen palkkahallintoon kuuluu?
Palkanlaskenta on enemmän kuin pelkkä palkan laskeminen. Meillä palkanlaskennan palveluun sisältyvät:
- Palkkatapahtumien käsittely: peruspalkat, lisät, korvaukset ja luontoisedut
- Vuosilomapäivien laskenta ja maksut: lomapalkat ja lomakorvaukset oikein, ja lomapalkkavelka täsmäytetään kirjanpitoon kuukausitasolla, jottei se yllätä lomakuukauden tuloksessa
- Palkkojen maksatukset: palkat maksuvalmiina sovitussa aikataulussa
- Työnantaja- ja viranomaisilmoitukset: tulorekisteri, ennakonpidätys ja sosiaalivakuutusmaksut
- Raportointi: palkkaraportit johtamisen ja kirjanpidon tueksi
- Sähköinen arkistointi: kaikki tallessa ja löydettävissä
- Oma vastuuhenkilö: tuttu asiantuntija, osaava tiimi taustalla
Lisäksi hoituvat palkka- ja työtodistukset, palkansaajien tietopyynnöt sekä vuodenvaihteen ilmoitukset: se paperityö, joka muuten kasaantuu työnantajan pöydälle juuri silloin, kun aikaa on vähiten.
Halutessasi liität palkkahallintoon myös HR-palvelut: työ- ja johtajasopimukset, työehtosopimusten määrittäminen ja tulkinta sekä varoitus-, irtisanomis- ja lomautustilanteet samalta kumppanilta. HR- ja palkkahallinnon yhteistyö helpottaa erityisesti työsuhteen muutoksia, poissaoloja, työaikoja ja työsuhteen päättymistä koskevien tietojen käsittelyä.
TES-tulkinnat ja juridinen tuki
Tässä on Relionin palkkahallinnon erottautumistekijä. Palkka-asiantuntijamme eivät jää yksin haastavien kysymysten kanssa: vaikeissa tulkintatilanteissa palkka-asiantuntijalla on juridinen tuki lähellä. Tarvittaessa asiantuntijamme saavat tuekseen työsuhdejuristin.
Kun eteen tulee tulkinnanvarainen tilanne, kuten miten jokin lisä lasketaan, miten lomapalkka määräytyy vaihtelevassa työajassa tai mitä TES sanoo tietystä korvauksesta, vastausta ei tarvitse arvailla.
Juuri näissä yksityiskohdissa virheet syntyvät: sunnuntai- ja ylityökorvaukset, vuorolisät, lomapalkka osa-aikaisella tai sairausajan palkka kesken lomakauden. Yksittäinen väärin laskettu korvaus voi toistua kuukaudesta toiseen ennen kuin se huomataan, ja sen selvittäminen jälkikäteen on aina työläämpää kuin tehdä kerralla oikein.
Tämä on iso ero moneen kapeaan palkkapalveluun verrattuna: saat osaamista, joka yhdistää palkanlaskennan ja työlainsäädännön yhteen pakettiin.
Tämä artikkeli on yleistä tietoa, ei henkilökohtaista vero- tai lakineuvontaa.
Esimerkki: konsernin palkanlaskenta pois oman pöydän päältä
Tilanne. Foibe Oy on hoiva- ja asumispalvelujen konserni. ”Meillä on töissä noin 130 henkilöä, joten yksinomaan palkanlaskenta vaati aiemmin huomattavan oman työpanoksen”, kertoo Timo Leivo.
Ratkaisu. Foibe ulkoisti koko konsernin talous- ja palkkahallinnon Relionille ja siirtyi aiemmasta ohjelmasta Netvisorin käyttäjäksi. Esihenkilöt perehdytettiin järjestelmän käyttöön.
Lopputulos. Aika siirtyi rutiineista johtamiseen: ”Relion hoitaa toimintamme perusrutiinit ammattitaidolla, joten voimme itse keskittyä raportointiin, tiedon hyväksikäyttöön ja asioiden kehittämiseen.”
Lue lisää asiakkaidemme kokemuksia →
Palkkahallinto sujuu sähköisen taloushallinnon avulla
Palkkahallinto sujuu parhaiten, kun järjestelmät keskustelevat keskenään. Relion on Netvisor Premium Plus Partner, Procountor Platina-partneri ja Fennoa-kumppani. Tutustu taloushallinnon järjestelmiin.
Kun työajanseuranta yhdistetään palkanlaskentaan, tiedot liikkuvat sujuvammin: tunnit siirtyvät ilman käsityötä ja virhemahdollisuus pienenee. Samalla palkkakulut näkyvät reaaliaikaisesti kirjanpidossa, joten näet henkilöstökulusi jatkuvasti ajan tasalla. Lue lisää sähköisestä taloushallinnosta.
Näin toimii esimerkiksi pyöräilyn erikoisliike Cycle Group Oy (Iikan Pyörävarikko): ”Saman järjestelmän alta löytyy nyt kirjanpito, työajanseuranta sekä palkanlaskenta.” Toimitusjohtaja Juha Kallio kuvaa itse vaihtoa näin: ”Kaikki sanoivat, että tilitoimiston vaihtaminen on iso homma. Meillä se taisi olla helpompaa kuin yritysliittymän vaihtaminen.”
Mitä palkanlaskennan ulkoistaminen maksaa?
Palkanlaskennan hinta määräytyy työntekijöiden ja palkkalaskelmien määrän, palkkauksen monimutkaisuuden (lisät, vuorotyö, TES) sekä palvelun laajuuden mukaan. Mitä enemmän palkansaajia ja tapahtumia, sitä enemmän työtä, joten tarkkaa summaa ei voi luvata näkemättä yrityksesi tilannetta.
Meiltä saat palkkahallinnon kiinteällä kuukausihinnalla, ilman tuntilaskutusta, yllätyslaskuja tai sitoumuksia. Läpinäkyvyys on meille tärkeämpää kuin kilpailu halvimmalla hinnalla, ja useimmiten ulkoistaminen tulee joka tapauksessa edullisemmaksi kuin oman palkanlaskijan palkkaaminen sivukuluineen. Se on myös huomattavasti turvallisempaa kuin riski virheellisistä tai myöhästyneistä palkoista.
Tarkat lakisääteiset työnantajamaksut kannattaa aina tarkistaa ajantasaisina Verohallinnolta.
Kaksi tapaa selvittää oma hintasi:
- Laske hinta-arvio 30 sekunnissa →, jossa voit ilmoittaa myös palkkalaskelmien kuukausimäärän.
- Lataa maksuton Tilitoimiston hinta -opas →, josta löydät konkreettiset hintaesimerkit eri kokoisille yrityksille, kustannusten muodostumisen ja muistilistan tilitoimiston valintaan.
Palkanlaskenta haltuun kolmessa vaiheessa
Moni pelkää palkanlaskennan siirtoa, koska palkat eivät saa missään vaiheessa myöhästyä. Juuri siksi hoidamme siirron huolella ja hallitusti.
Vaihe 1: Maksuton kartoitus ja tarjous
Keskustelemme yrityksesi tilanteesta: työntekijämäärä, sovellettava TES, nykyiset järjestelmät ja palkka-aikataulut. Käymme läpi myös mahdolliset erityistilanteet, kuten vuorotyön, provisiot tai luontoisedut. Saat selkeän tarjouksen ja kiinteän kuukausihinnan.
Vaihe 2: Tietojen siirto ja perehdytys
Sovimme oman vastuuhenkilösi ja siirrämme palkkatiedot, työsuhteet ja lomakertymät hallitusti edellisestä järjestelmästä tai tilitoimistolta. Sinulta tarvitsemme käytännössä vain työsopimukset, voimassa olevat palkkatiedot ja lomasaldot sekä sovittavan tavan, jolla toimitat tunnit jatkossa. Hoidamme tiedonsiirron ja tarvittaessa palkkajärjestelmän käyttöönoton puolestasi.
Vaihe 3: Palkat pyörivät, sinä saat raportit
Palkat lasketaan ja maksetaan ajallaan, tulorekisteri-ilmoitukset ja työnantajasuoritukset lähtevät, ja saat selkeät palkkaraportit kirjanpidon ja johtamisen tueksi. Ensimmäinen palkka-ajo tarkistetaan erityisen huolellisesti, jotta voit luottaa siihen, että kaikki menee oikein heti alusta alkaen. Oma vastuuhenkilösi vastaa suoraan, kun sinulla on kysyttävää: saat aina saman tutun äänen puhelimeen.
Näin valitset palkkahallinnon kumppanin
Kun ulkoistat palkanlaskennan, et osta pelkkää suoritetta vaan pitkäaikaista kumppanuutta. Kiinnitä huomiota näihin:
- Saatko oman vastuuhenkilön? Tuttu asiantuntija, joka tuntee yrityksesi ja TES:si, on eri asia kuin vaihtuva palvelutiimi.
- Onko taustalla tiimi? Palkat eivät saa olla yhden ihmisen loman varassa.
- Saako TES-tulkintoihin juridista tukea? Tulkinnanvaraisiin tilanteisiin tarvitaan vastaus, ei arvaus.
- Onko hinnoittelu läpinäkyvää? Kiinteä kuukausihinta ja etukäteen sovittu työnjako säästävät ikäviltä yllätyksiltä.
- Taipuuko järjestelmä? Työajanseurannan yhdistäminen palkanlaskentaan poistaa käsityön.
- Saatko muutakin samasta paikasta? Kirjanpito, HR ja lakipalvelut saman katon alta säästävät aikaa.
Yksi kumppani. Koko talous hallinnassa.
Valmis unohtamaan palkkarumban?
Aloitetaan maksuttomalla kartoituksella, joka kestää 30 minuuttia eikä sido sinua mihinkään.
📞 Asiakaspalvelu: info@relion.fi | 010 2818 400 (ma–pe 8–16)
Myynti: Kari Kinnunen | kari.kinnunen@relion.fi | 050 911 0313
Usein kysyttyä palkanlaskennan ulkoistamisesta
Mitä palkanlaskennan ulkoistaminen tarkoittaa?
Se tarkoittaa, että yritys siirtää palkkojen laskennan, maksatuksen ja palkkoihin liittyvät ilmoitukset palkkahallinnon ammattilaisen hoidettavaksi. Saat oman vastuuhenkilön, joka laskee palkat, hoitaa lomapalkat, tekee tulorekisteri-ilmoitukset ja huolehtii työnantajasuorituksista.
Milloin palkanlaskenta kannattaa ulkoistaa?
Tarve kasvaa erityisesti silloin, kun työntekijöitä on useita tai heidän määränsä vaihtelee, toimialalla on oma työehtosopimus tai palkanlaskenta on yhden ihmisen varassa. Kasvavalle osakeyhtiölle ulkoistaminen tuo myös skaalautuvuutta, kun henkilöstömäärä kasvaa.
Paljonko palkanlaskennan ulkoistaminen maksaa?
Hinta määräytyy palkkalaskelmien ja työntekijöiden määrän, palkkauksen monimutkaisuuden ja palvelun laajuuden mukaan. Meillä palkkahallinto hoituu kiinteällä kuukausihinnalla ilman tuntilaskutusta ja ilman sitoumuksia. Saat oman hinta-arviosi maksuttomassa kartoituksessa.
Mitä Relionin palkanlaskentaan sisältyy?
Palkkatapahtumien käsittely, vuosilomapäivien laskenta ja maksut, palkkojen maksatukset, työnantaja- ja viranomaisilmoitukset, raportointi ja sähköinen arkistointi sekä oma vastuuhenkilö. Saat siis kokonaisuuden, jossa mikään ei putoa pöydältä.
Tunnetteko eri alojen työehtosopimukset?
Kyllä. Asiantuntijamme seuraavat eri alojen TES-muutoksia, lakeja, ohjeita ja velvoitteita. Vaikeissa tulkintatilanteissa palkka-asiantuntijalla on juridinen tuki lähellä: tarvittaessa tukena on työsuhdejuristi.
Voiko työajanseurannan yhdistää palkanlaskentaan?
Kyllä. Voimme yhdistää työajanseurannan palkanlaskentaan, jolloin tiedot liikkuvat sujuvammin: tunnit siirtyvät ilman käsityötä ja palkkakulut näkyvät reaaliaikaisesti kirjanpidossa.
Saammeko oman vastuuhenkilön?
Saatte. Jokaiselle asiakkaalle nimetään oma vastuuhenkilö, palkka-asiantuntija, joka tuntee yrityksenne ja sovellettavan työehtosopimuksen ja on tavoitettavissa.
Miten palkanlaskennan vaihto tapahtuu?
Kolmessa vaiheessa: maksuton kartoitus ja tarjous, palkkatietojen ja työsuhteiden hallittu siirto sekä perehdytys, minkä jälkeen palkat pyörivät ja saat raportit. Sovimme aikataulun niin, ettei palkanmaksu häiriinny.
Voiko palkanlaskennan siirtää kesken vuoden?
Voi. Siirto onnistuu kesken vuottakin, kun lomakertymät ja kumulatiiviset palkkatiedot siirretään oikein. Ajoitamme vaihdon mieluiten palkkakauden vaihteeseen.
