Osakeyhtiön kirjanpito on tarkemmin säädeltyä kuin toiminimen, ja moni omistajayrittäjä jännittää, hoituvatko kaikki velvollisuudet varmasti oikein. Osakeyhtiöllä on aina pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa ja laadittava lakisääteinen tilinpäätös, riippumatta siitä, oletko yhden hengen oy vai kasvava työnantajayritys. Mistä velvollisuudet tulevat, ja mitä sinun pitää käytännössä tehdä vuoden mittaan?
Tässä artikkelissa käymme läpi selkeästi ja ilman kapulakieltä, mitä osakeyhtiön kirjanpito sisältää: kirjanpitovelvollisuuden, kahdenkertaisen kirjanpidon, tilinpäätöksen ja veroilmoituksen sekä hallituksen vastuun, ja sen, miten tilitoimiston oma vastuuhenkilö hoitaa kokonaisuuden puolestasi. Me Relionilla kuuntelemme ja kiinnostumme aidosti: asiakkaamme antavat meille keskimäärin arvosanan 8,9.
Tee mitä teet. Me pidämme kirjaa.
Osakeyhtiön kirjanpitovelvollisuus
Osakeyhtiön kirjanpitovelvollisuus tarkoittaa, että jokainen osakeyhtiö on lain mukaan velvollinen pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa ja laatimaan tilikaudelta tilinpäätöksen. Velvollisuus syntyy heti yhtiön rekisteröinnistä ja perustuu kirjanpitolakiin ja osakeyhtiölakiin. Toisin kuin pieni toiminimi, osakeyhtiö ei voi koskaan tyytyä yhdenkertaiseen kirjanpitoon.
Kirjanpitovelvollisuus on lakisääteinen velvoite, joka koskee kaikkia osakeyhtiöitä koosta riippumatta. Sen perusta on kirjanpitolaissa (1336/1997), jonka mukaan jokainen, joka harjoittaa liike- tai ammattitoimintaa, on kirjanpitovelvollinen. Osakeyhtiö on aina kirjanpitovelvollinen myös silloin, kun toiminta on vasta käynnistymässä tai tilapäisesti tauolla. Velvoite alkaa heti, kun yhtiö merkitään kaupparekisteriin.
Olennainen ero toiminimeen on, että osakeyhtiö on sinusta erillinen oikeushenkilö. Yhtiön rahat ovat yhtiön, eivät omistajan. Et voi vain ottaa rahaa kassasta omaan käyttöösi ilman, että se kirjataan oikein joko palkaksi, osingoksi tai esimerkiksi osakaslainaksi. Tämä tekee selkeästä kirjanpidosta entistä tärkeämpää: jokaisen euron on löydettävä paikkansa. Kuten me Relionilla tapaamme sanoa: ei mutulla vaan tiedolla.
Kirjanpitovelvollisuus alkaa heti rekisteröinnistä, ei vasta ensimmäisestä myynnistä. Vaikka yhtiö ei vielä tekisi euroakaan liikevaihtoa, tilikaudelta on silti laadittava tilinpäätös ja annettava veroilmoitus. Sama koskee niin sanottua lepäävää yhtiötä, jolla toiminta on tilapäisesti tauolla: velvoitteet eivät katoa, vaikka tapahtumia ei olisi. Tämä yllättää monen aloittavan yrittäjän, joka kuvittelee, että ilman myyntiä ei ole mitään kirjattavaa, ja huomaa myöhemmin, että ilmoitukset olisi pitänyt tehdä joka tapauksessa.
Tämä koskee myös pienintä yhden hengen yhtiötä. Pienen osakeyhtiön kirjanpito noudattaa samoja perussääntöjä kuin suurenkin: kahdenkertainen kirjanpito, tilinpäätös ja veroilmoitus ovat pakollisia, vaikka tapahtumia olisi vähän. Kirjanpitolaki tarjoaa pienille ja mikrokokoisille yhtiöille joitakin helpotuksia tilinpäätöksen laajuuteen, mutta itse kirjanpidon perusvelvoitteista ne eivät vapauta. Juuri siksi moni omistajayrittäjä antaa oy:n kirjanpidon ammattilaisen hoidettavaksi heti alusta alkaen.
Kahdenkertainen kirjanpito
Tässä on osakeyhtiön kirjanpidon ydin. Kahdenkertainen kirjanpito ei ole valinnainen: se on pakollinen jokaiselle osakeyhtiölle. Käydään läpi, mitä se tarkoittaa ja miksi se on yrittäjälle hyödyllistä, ei vain pakollista.
Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille: sille tilille, mistä raha tuli, ja sille, mihin se meni. Näitä kutsutaan nimillä debet ja kredit. Esimerkiksi kun yhtiö myy palvelun ja saa rahaa pankkitilille, kirjaus näkyy sekä pankkitilin lisäyksenä että myyntituottona. Jokainen kirjaus on siis aina tasapainossa: debet ja kredit täsmäävät. Tämä kaksoiskirjaus on se, mikä erottaa osakeyhtiön kirjanpidon kevyemmästä yhdenkertaisesta kirjanpidosta.
Käytännön etu on, että kahdenkertainen kirjanpito antaa paljon tarkemman kuvan yrityksen taloudesta kuin pelkkä tulojen ja menojen luettelo. Siitä syntyvät automaattisesti sekä tuloslaskelma (paljonko yhtiö teki tulosta) että tase (mitä yhtiö omistaa ja paljonko sillä on velkaa). Näin näet reaaliaikaisesti, kannattaako toimintasi ja onko kassassa katetta tuleviin maksuihin. Tämä on tietoa, jota tarvitset oman päätöksentekosi tueksi, ei vain veroilmoitusta varten.
Kahdenkertaiseen kirjanpitoon liittyy myös arvonlisävero, jos yhtiö on alv-velvollinen. Myynneistä tilitetään myyntien alv ja ostoista vähennetään ostojen alv, ja erotus ilmoitetaan ja maksetaan Verohallinnolle säännöllisin väliajoin OmaVerossa. Verokausi on lähtökohtaisesti kalenterikuukausi, joskin alle 100 000 euron vuotuisella liikevaihdolla yhtiö voi hakea harvemman ilmoitusjakson. Kummassakin tapauksessa kirjanpidon on oltava ajan tasalla. Muuten alv-ilmoitus menee pieleen. Juuri tästä syystä juokseva kirjanpito kannattaa hoitaa tasaisesti läpi vuoden eikä kasata sitä tilinpäätökseen.
Pienelle osakeyhtiölle kahdenkertainen kirjanpito saattaa kuulostaa raskaalta, mutta nykyaikaisessa sähköisessä taloushallinnossa suuri osa kirjauksista tapahtuu automaattisesti. Kun ostolaskut, myyntilaskut ja tiliotteet kulkevat sähköisesti, järjestelmä osaa tiliöidä tapahtumat valmiiksi ja kirjanpitäjä tarkistaa ja täydentää. Me Relionilla olemme Netvisor Premium Plus Partner, joten saamme järjestelmät keskustelemaan keskenään ja kirjanpidon pysymään ajan tasalla ilman, että sinun tarvitsee näpytellä tositteita käsin.
Mistä osa-alueista osakeyhtiön kirjanpito koostuu?
Osakeyhtiön kirjanpito ei ole yksittäinen suorite vaan jatkuva kokonaisuus, joka pyörii pitkin tilikautta ja huipentuu tilinpäätökseen ja veroilmoitukseen. Alla oleva taulukko kokoaa yhteen, mistä osa-alueista kokonaisuus muodostuu ja mitä kukin tarkoittaa.
| Osa-alue | Mitä se tarkoittaa | Rytmi |
| Juokseva kirjanpito | Myyntien, ostojen ja muiden tapahtumien kirjaus kahdenkertaisesti | Jatkuvasti / kuukausittain |
| Arvonlisäveroilmoitus | Alv:n laskenta ja ilmoitus OmaVeroon (jos yhtiö on alv-velvollinen) | Kuukausittain tai neljännesvuosittain |
| Palkkakirjanpito | Palkkojen kirjaus ja ilmoitukset tulorekisteriin (jos on työntekijöitä) | Palkanmaksun mukaan |
| Kuukausiraportointi | Tuloslaskelma ja tase johdon päätöksenteon tueksi | Kuukausittain |
| Tilinpäätös | Tuloslaskelma, tase, liitetiedot ja tarvittaessa toimintakertomus | Kerran tilikaudessa |
| Veroilmoitus | Yhtiön tuloveroilmoitus Verohallinnolle | Kerran tilikaudessa |
Yksinkertaistaen: kirjanpito hoidetaan jatkuvasti vähän kerrallaan, jotta tilinpäätös ja verot eivät tule yllätyksenä vuoden lopussa. Kun pohja on kunnossa kuukausi kuukaudelta, tilinpäätös on lähinnä kokoava vaihe, ei viikkojen urakka.
Tilinpäätös ja veroilmoitus
Tilikauden päättyessä juokseva kirjanpito kootaan yhteen. Tämä on osakeyhtiön kirjanpidon näkyvin ja virallisin vaihe, ja siihen liittyy useita lakisääteisiä velvoitteita ja määräaikoja. Käydään ne läpi selkeästi.
Jokaisen osakeyhtiön on laadittava tilikaudelta tilinpäätös. Se sisältää vähintään tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot, ja suuremmilla yhtiöillä myös toimintakertomuksen. Tilinpäätös kertoo, millainen yhtiön tulos ja taloudellinen asema tilikauden lopussa oli. Sen laatimisesta ja allekirjoittamisesta säädetään sekä kirjanpitolaissa (1336/1997) että osakeyhtiölaissa (624/2006). Tilinpäätös on osakeyhtiössä myös yhtiöoikeudellinen asiakirja, ei pelkkä verottajan dokumentti.
Tilinpäätökseen liittyy kolme keskeistä jatkovelvoitetta osakeyhtiössä:
- Tilinpäätöksen vahvistaminen yhtiökokouksessa. Varsinainen yhtiökokous käsittelee ja vahvistaa tilinpäätöksen sekä päättää tuloksen käytöstä, kuten mahdollisesta osingonjaosta, määräajassa tilikauden päättymisestä.
- Veroilmoituksen antaminen. Osakeyhtiön on annettava tuloveroilmoitus Verohallinnolle tietyn määräajan kuluessa tilikauden päättymisestä. Ilmoitus tehdään sähköisesti, ja sen pohjana on valmis tilinpäätös. Tarkemmat ohjeet ja määräajat löydät vero.fi-sivuilta osakeyhtiön tuloverotuksesta.
- Tilinpäätöksen rekisteröinti. Osakeyhtiön tilinpäätös on pääsääntöisesti ilmoitettava rekisteröitäväksi Patentti- ja rekisterihallitukselle (PRH), jolloin se tulee julkiseksi. Tämä erottaa osakeyhtiön toiminimestä, jonka tilinpäätöstä ei lähtökohtaisesti rekisteröidä julkisesti.
Tärkein viesti yrittäjälle on tämä: määräajat ovat sitovia, ja myöhästyminen voi johtaa myöhästymismaksuihin tai veronkorotuksiin. Kun kirjanpito on hoidettu ajantasaisesti pitkin vuotta, tilinpäätös ja veroilmoitus syntyvät hallitusti eivätkä jätä viime tippaan. Tarkat määräajat kannattaa aina varmistaa ajantasaisista vero.fi- ja PRH-ohjeista tai omalta vastuuhenkilöltäsi. Me Relionilla pidämme näistä päivämääristä huolen puolestasi.
Hallituksen vastuu
Osakeyhtiön kirjanpitoon liittyy vastuukysymys, jota toiminimellä ei ole samalla tavalla: yhtiön hallitus vastaa siitä, että kirjanpito ja varainhoito on järjestetty asianmukaisesti. Tämä on tärkeää ymmärtää etenkin yhden hengen yhtiössä, jossa olet usein itse sekä omistaja, toimitusjohtaja että hallituksen ainoa jäsen.
Osakeyhtiölain (624/2006) mukaan hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Käytännössä tämä tarkoittaa, että vastuu kirjanpidon oikeellisuudesta ei siirry pois yrittäjältä, vaikka itse kirjanpitotyö ulkoistettaisiin tilitoimistolle. Tilitoimisto tekee työn ja vastaa ammattitaidostaan, mutta yhtiön johto vastaa siitä, että velvoitteet ylipäätään hoidetaan ja että kirjanpitoon toimitetaan oikeat ja täydelliset tiedot.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle omistajayrittäjänä? Lyhyesti: huolellisuus kannattaa. Kun pidät yritystoiminnan ja yksityistalouden rahaliikenteen erillään, toimitat tositteet ajallaan ja kerrot kirjanpitäjällesi poikkeavista tapahtumista, täytät omaa osuuttasi vastuusta. Hyvä tilitoimisto puolestaan muistuttaa määräajoista, kysyy epäselvistä tositteista ja huomauttaa, jos jokin näyttää poikkeavalta. Näin vastuu kannetaan yhdessä: sinä tunnet liiketoimintasi, me tunnemme säännöt.
Erityistä tarkkuutta vaativat tilanteet, joissa raha liikkuu omistajan ja yhtiön välillä: palkka, osingot, osakaslaina ja yhtiön varojen käyttö. Näissä virhe voi johtaa veroseuraamuksiin tai jopa kysymyksiin laittomasta varojenjaosta. Juuri tällaisissa kysymyksissä oman vastuuhenkilön sparraus on arvokasta. Me Relionilla autamme myös lakipuolen kysymyksissä yhden luukun periaatteella, samalta tutulta kumppanilta, joka tuntee yrityksesi luvut.
Esimerkki: yhden hengen osakeyhtiön hallituksen vastuu selkeäksi.
Tilanne. Eräs asiakkaamme oli juuri perustanut yhden hengen osakeyhtiön muutettuaan toiminimen oy:ksi liiketoiminnan kasvettua. Hän luuli, että kirjanpito hoituu kutakuinkin samalla tavalla kuin ennen, ja nosti yhtiöstä rahaa omiin menoihinsa aina tarpeen mukaan. Vuoden mittaan kävi ilmi, että noston olisi pitänyt olla joko palkkaa tai osinkoa. Muuten kyse oli osakaslainasta, jolla on omat veroseuraamuksensa. Hän tuli meille turhautuneena ja epävarmana, oliko kaikki tehty oikein.
Ratkaisu. Otimme kirjanpidon hoitoomme, annoimme hänelle oman vastuuhenkilön ja kävimme yhdessä läpi, miten rahaa kannattaa nostaa yhtiöstä jatkossa. Selvitimme aiemmat tapahtumat kuntoon, suunnittelimme palkan ja osingon yhdistelmän verotehokkaasti ja varmistimme, että tilinpäätös ja veroilmoitus menivät ajallaan.
Lopputulos. Yrittäjä nukkuu yönsä rauhassa, verot ovat ennakoitavia eikä hallituksen vastuu enää paina, koska velvollisuudet hoituvat tutun kumppanin kanssa.
Tämä artikkeli on yleistä tietoa, ei henkilökohtaista vero- tai lakineuvontaa.
Tilitoimiston rooli
Tähän mennessä on käynyt selväksi, että osakeyhtiön kirjanpito on kokonaisuus, jossa on monta liikkuvaa osaa ja sitovia määräaikoja. Siksi valtaosa omistajayrittäjistä antaa osakeyhtiön kirjanpidon tilitoimiston hoidettavaksi. Käydään läpi, mitä tilitoimisto käytännössä tekee ja miksi oma vastuuhenkilö on erityisesti osakeyhtiölle arvokas.
Tilitoimisto hoitaa juoksevan kirjanpidon, arvonlisäveroilmoitukset, kuukausiraportoinnin, tilinpäätöksen ja veroilmoituksen, ja tarvittaessa myös palkanlaskennan ja työsuhdeasiat. Olennaisinta on, ettet jää yksin määräaikojen ja vastuukysymysten kanssa. Hyvä kirjanpitäjä tuottaa lukujen lisäksi ymmärrystä: mitä ne tarkoittavat yrityksesi arjessa. Hän sparraa sinua esimerkiksi palkan ja osingon suhteessa tai investointien ajoituksessa.
Relionissa erottautumistekijämme on ihminen: oma vastuuhenkilö, tuttu asiantuntija, joka tuntee yrityksesi toiminnan, toimialan ja luvut. Halutessasi voit jättää koko taloushallinnon ulkoistetun talouspäällikön vastuulle tai vain ne osat, jotka haluat. Ja koska olemme täyden palvelun tilitoimisto, saat kirjanpidon lisäksi palkanlaskennan, järjestelmät, HR:n ja lakiasiat saman katon alta, yhden luukun periaatteella. Tutustu taloushallinnon palveluihimme.
Käytännössä tilitoimiston ja yrittäjän työnjako on selkeä ja kevyt sinulle. Sinä toimitat tositteet (yhä useammin automaattisesti sähköisesti) ja kerrot poikkeavista tapahtumista, kuten suuremmista hankinnoista tai omistajan ja yhtiön välisistä rahansiirroista. Me hoidamme kirjaukset, ilmoitukset ja määräajat sekä tuotamme sinulle kuukausittain raportit, joista näet, miten yrityksesi todella menee. Tarvittaessa pidämme yhdessä lyhyen katsauksen lukuihin, jotta ymmärrät, mitä ne kertovat, emmekä jätä sinua tulkitsemaan tasetta yksin.
Erityisesti osakeyhtiölle kokonaisuuden hallinta on tärkeää, koska virheet maksavat: myöhästynyt veroilmoitus, väärin kirjattu osingonnosto tai unohtunut rekisteröinti voivat tulla kalliiksi. Kun kirjanpito on tutun ammattilaisen käsissä, nämä eivät jää sinun muistettaviksesi. Relionille vaihdetaan, Relionille jäädään. Moni omistajayrittäjä on tullut meille turhautuneena edelliseen, kasvottomaan palveluun ja jäänyt, koska sai vihdoin oman vastuuhenkilön. Vaihtaminen on sitä paitsi vaivattomampaa kuin moni pelkää: hoidamme siirron edellisestä tilitoimistosta puolestasi, jotta sinun ei tarvitse stressata aineistojen siirtämisestä.
Pidetään osakeyhtiösi kirjanpito kunnossa
Olitpa juuri perustanut osakeyhtiön tai pyörittänyt sitä jo vuosia, sinun ei tarvitse kantaa kirjanpidon ja määräaikojen taakkaa yksin. Relion on täyden palvelun tilitoimisto, joka hoitaa yrityksesi taloushallinnon, palkanlaskennan, järjestelmät, HR:n ja lakiasiat saman katon alta. Saat oman vastuuhenkilön, joka tuntee yrityksesi ja puhuu selkeää suomea ilman kapulakieltä. Asiakkaamme antavat meille keskimäärin arvosanan 8,9, ja osa heistä on ollut mukana yrityksen perustamisesta asti.
Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, miten osakeyhtiösi kirjanpito hoituu vaivattomimmin ja ajallaan.
📞 Asiakaspalvelu: info@relion.fi | 010 2818 400 (ma–pe 8–16)
Myynti: Kari Kinnunen | kari.kinnunen@relion.fi | 050 911 0313
Usein kysytyt kysymykset
Onko osakeyhtiön pakko pitää kahdenkertaista kirjanpitoa?
Kyllä. Osakeyhtiö on aina velvollinen pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa: se ei voi tyytyä yhdenkertaiseen kuten pieni toiminimi joissain tapauksissa voi. Velvoite perustuu kirjanpitolakiin ja koskee kaikkia osakeyhtiöitä koosta riippumatta. Jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille, jolloin syntyvät automaattisesti tuloslaskelma ja tase.
Miten pienen osakeyhtiön kirjanpito eroaa suuren yhtiön kirjanpidosta?
Perusvelvoitteet ovat samat: kahdenkertainen kirjanpito, tilinpäätös ja veroilmoitus ovat pakollisia myös yhden hengen yhtiölle. Kirjanpitolaki antaa pienille ja mikrokokoisille yhtiöille kevennyksiä lähinnä tilinpäätöksen laajuuteen, kuten liitetietoihin. Itse kirjanpitotyö ei kuitenkaan poistu, vaikka tapahtumia olisi vähän.
Mitä osakeyhtiön tilinpäätös sisältää?
Tilinpäätös sisältää vähintään tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot, ja suuremmilla yhtiöillä myös toimintakertomuksen. Se kuvaa yhtiön tuloksen ja taloudellisen aseman tilikauden lopussa. Osakeyhtiössä tilinpäätös myös vahvistetaan yhtiökokouksessa ja ilmoitetaan pääsääntöisesti rekisteröitäväksi PRH:lle, jolloin se tulee julkiseksi.
Milloin osakeyhtiön veroilmoitus ja tilinpäätös on tehtävä?
Osakeyhtiön on annettava tuloveroilmoitus Verohallinnolle määräajan kuluessa tilikauden päättymisestä, ja tilinpäätös on vahvistettava yhtiökokouksessa sekä ilmoitettava rekisteröitäväksi PRH:lle. Määräajat ovat sitovia, ja myöhästyminen voi aiheuttaa maksuja. Tarkat päivämäärät kannattaa tarkistaa ajantasaisista vero.fi- ja PRH-ohjeista tai kirjanpitäjältäsi.
Voinko hoitaa osakeyhtiön kirjanpidon itse?
Periaatteessa voit, mutta osakeyhtiön kirjanpito on selvästi vaativampaa kuin toiminimen: kahdenkertainen kirjanpito, tilinpäätös, veroilmoitus, rekisteröinnit ja hallituksen vastuu vaativat osaamista ja tarkkuutta. Useimmat omistajayrittäjät kokevat, että ammattilaisen apu maksaa itsensä takaisin ajansäästönä, oikein tehtyinä vähennyksinä ja mielenrauhana. Autamme mielellämme.
Kuka vastaa osakeyhtiön kirjanpidosta?
Yhtiön hallitus vastaa osakeyhtiölain mukaan siitä, että kirjanpito ja varainhoidon valvonta on järjestetty asianmukaisesti. Vastuu ei siirry pois, vaikka kirjanpito ulkoistetaan: tilitoimisto vastaa työnsä laadusta, mutta yhtiön johto vastaa siitä, että velvoitteet hoidetaan ja että kirjanpitoon toimitetaan oikeat tiedot. Hyvä kumppani kantaa vastuuta yhdessä kanssasi.
Voinko ottaa rahaa osakeyhtiöstä omaan käyttööni?
Et samalla tavalla kuin toiminimestä. Osakeyhtiö on erillinen oikeushenkilö, joten rahan nosto on kirjattava joko palkaksi, osingoksi tai osakaslainaksi, ja kullakin on omat sääntönsä ja veroseuraamuksensa. Virheellinen nosto voi johtaa veroseuraamuksiin. Tästä syystä oman vastuuhenkilön kanssa kannattaa suunnitella, miten rahaa nostat yhtiöstä järkevästi.
Mitä osakeyhtiön kirjanpito maksaa?
Hinta riippuu tapahtumien määrästä, kirjanpidon laajuudesta sekä siitä, tarvitsetko esimerkiksi palkanlaskennan tai neuvontaa. Emme esitä keksittyjä euromääriä, vaan teemme sinulle selkeän hinta-arvion ilman arvailuja. Ota yhteyttä, niin kerromme, mitä juuri sinun osakeyhtiösi kirjanpito Relionilla maksaisi, läpinäkyvästi ja oman tarpeesi mukaan.
