Tilitoimiston vaihtaminen OSA 2
Tilitoimiston vaihdossa on tärkeää huomioida tilitoimiston kokemus ja osaaminen sen taloushallinnon ydinjärjestelmän käytössä. Ole tarkkana, sillä usein tilitoimisto toimii pääjärjestelmänsä käyttötukena ja kouluttajana, jolloin siihen on löydyttävä osaamista. Pelkkä peruskäytön hallinta ei riitä.
Tilitoimistolla olisi oltava myös haluja ja kapasiteettia pysyä jatkuvasti kärryillä alati kehittyvien ohjelmien toiminnoissa. Integraatiot, automaatiot, tekoäly ja yleiset ohjelmistopäivitykset vaativat hereillä oloa. Lain ja viranomaisten vaatimuksetkaan eivät ole staattisia.
Hyvä tilitoimisto pysyy paitsi kartalla uudistuksista, se osaa myös hyödyntää uusia mahdollisuuksia jotka säästävät aikaa, rahaa ja/tai hermoja. Tässä tarvitaan asiakkaan liiketoiminnan ja realiteettien ymmärtämistä, ei pelkkää tilitoimistomaailman tietotaitoa.
Selvitä, mitä kuukausihintaan sisältyy
Hinnoittelu on tietysti yksi tärkeä seikka, mutta ei suinkaan aivan mustavalkoinen asia. Hintalappua katsoessa kannattaa varmistaa, mitä se pitää sisällään. Alalla on paljon erilaisia hinnoittelumalleja. Se mikä kuuluu toisella peruspalveluun, voikin toisella toimistolla olla erikseen laskutettavaa lisätyötä. Jos tilitoimistolla on toimittaa selkeä palvelukuvaus ja työnjako, on sen pohjalta helpompi hahmottaa, mitä vastiketta kuukausimaksulla saa, ja millaista yhteistyö ja arki olisi sitten, kun alkuvaiheen työt vaihtuvat kuukausittaiseen rutiiniin. Kysy siis, mitä kuukausihinta pitää sisällään, ja mistä kaikesta tulisi erillinen veloitus.
Ohjelmistojen hinnoissa on samanlaista vaihtelua. Vertailua helpottaakseen kannattaa pyytää ohjelmistojen hinta erillisellä tarjouksella ja mielellään eriteltynä, jos ohjelmistossa on kiinteitä ja muuttuvia kuluja. Saman ohjelmiston hinnat ovat usein samansuuntaisia eri tilitoimistoilla, koska loppupeleissä niiden hinnan määrittää ohjelmistotoimittaja. Eritelty tarjous ohjelmistokuluista auttaa varmistamaan, että tarjouksessa on huomioitu kaikki tarvittavat osiot, ja ettei jokin unohtunut palikka aiheuta yllättävää lisälaskua käyttöönottovaiheessa.
Entten tentten teelika mentten
Edetäänpä uuden kumppanin valinnan hetkeen. Olet saanut eri tilitoimistoilta tarjoukset, joissa on eriteltynä käytettävät ohjelmat ja niiden kytkennät, palvelumalli ja työnjako sekä mahdolliset lisätyöt ja niistä veloitettava hinta.
Miten se valinta sitten tehdään? Siihen minä en voi suoraan vastata, sillä eri osa-alueiden painotus on aina vähän henkilökohtainen asia. Tässä kuitenkin karkeaa jaottelua:
- Hinta ja hinnoittelumalli. Mitä palvelu maksaa, ja mitä sillä saa. Onko pienin hintalappu paras ja suurin huonoin, vai toisin päin?
- Työnjako tilitoimiston kanssa, liittyen hinnoittelumalliin. Mitkä ovat lisätöitä, ja mitä ne maksavat?
- Kirjanpidon aikataulut kuukausittain ja vuositasolla. Mihin mennessä kuitit ja ostolaskut käsitellään, milloin kausi on kiinni ja raportit valmiina? Miten tiheästi tehdään esim. lomalaskennan täsmäytys?
- Tilitoimiston osaaminen ja asenne. Tätä voi olla vaikea arvioida, mutta tarjousvaiheen keskusteluista voit saada osviittaa siitä, osaako tilitoimisto ottaa tarpeenne huomioon ja ehdottaa sopivia toimintamalleja ja teknisiä ratkaisuja.
- Yleinen fiilis ja kemia tilitoimiston henkilöiden kanssa. Vaikka haluatkin tehdä rationaalisen päätöksen, et voi kokonaan sivuuttaa myöskään tunnepuolen asioita.
Sopimus allekirjoitettu, mitäs sitten?
Kun valinta on tehty, ja on aika vaihtaa tilitoimistosta toiseen, kaikki alkaakin pienimuotoisella byrokratiaharjoitteella. Uusi tilitoimisto tarvitsee sopimuksen allekirjoituksen ja rahanpesulain vaatimukset täyttävän asiakkaan tuntemis- eli KYC-kyselyn ja suomi.fi valtuudet. Nämä kaikki hoituvat onneksi nykyään sähköisellä allekirjoituksella.
Vanhan tilitoimiston kanssa on sovittava irtisanomisajasta ja viestikapulan vaihdosta. Sovi, mihin pisteeseen he hoitavat kirjanpidon, ja mistä päivästä alkaen kirjanpidon vastuu ja taloushallinnon järjestelmän hallinnointi siirtyy uudelle kumppanille. Tässä vanhan tilitoimiston sopimuksen irtisanomisaika määrittää aikatauluja.
Kannattaa myös pohtia, milloin vaihto tehdään. Tilikauden vaihdos voi olla looginen katko, jolloin vanha tilitoimisto hoitaa päättyvän tilikauden kirjanpidon ja tilinpäätöksen, ja uusi sitten juoksevat kirjanpidot heti tilikauden alusta alkaen. Varsinkin, jos käytettävä ohjelma ei vaihdu, tämä voi olla selkein ratkaisu. Mutta eipä se ongelma ole vaihtaa tilitoimistoa kesken tilikaudenkaan.
Jos itse taloushallinnon ohjelmisto vaihdetaan, tärkeää on miettiä, milloin sille on paras aika oman yrityksen bisneksen jatkuvuuden ja henkilöstön kouluttamisen osalta. Jos tilikausi on kalenterivuosi, ja tammi-maaliskuu on tilinpäätöksen valmistelua ja samalla kiireistä aikaa tilausten toimittamisessa, parempi ajankohta järjestelmävaihdolle voi olla huhti-toukokuu.
Uudessa järjestelmässä on huomioitava pankin maksuliikennesopimusten teko ja uusien laskutusosoitteiden ilmoittaminen toimittajille. Varsinkin uutta järjestelmää käyttöönotettaessa on jo ennen sopimuksen allekirjoitusta sovittava aikataulut, koulutussisällöt ja tietojen siirrot, vanhojen tietojen arkistointi kirjanpitolain vaatimalla tavalla ja varattava niille tarpeeksi aikaa.
Hyvä kumppanuus perustuu avoimuuteen
Kaiken byrokraattisen ja teknisen härväämisen keskellä on muistettava myös ne mahdolliset uudet toimintamallit ja yhteistyö uuden tilitoimiston kanssa.
Hyvä tilitoimisto voi parhaimmillaan olla kriittisen tärkeä kumppani yritykselle, mutta suhde ei synny ihan silmänräpäyksessä eikä itsestään – se vaatii avoimuutta, luottamusta ja aikaa. Kun molemmat osapuolet hoitavat oman tonttinsa sovitusti ja yhdessä keskustelevat muuttuvista tilanteista tai tarpeista, ohjelmistojen uusista ominaisuuksista ja muusta mahdollisesta muutoksesta, voi yhteistyö tuottaa oikeasti hedelmää. Kun yhteistyö toimii, ei synny tarvetta palata lähtöruutuun ja aloittaa tilitoimiston kilpailutusta uudestaan.
– Kari Kinnunen
(Kirjoittajalla on yli 15 vuoden ja yli 500 käyttöönoton kokemus Netvisorista ja pian 7 vuoden kokemus tilitoimistomaailmasta.)
