Tilitoimiston vaihtaminen OSA 1
Yrityksen ja tilitoimiston välinen suhde on usein hyvinkin tiivis ja pitkäkestoinen. Ja miksipä ei olisi, tilitoimisto kun on niitä harvoja tahoja, joilla on tieto ja taito tukea yritystä sen taipaleella. Moni yrittäjä onkin kertonut, että suhde tilitoimistoon on kestänyt pidempään kuin avioliitto. Joskus kuitenkin tulee eteen tilanne, missä täytyy alkaa etsiä uutta kumppania.
Miksi vaihtaisin tilitoimistoa?
Perinteisesti tilitoimiston vaihtamiseen ajaa tilanne, jossa entinen luotettu kirjanpitäjä lopettaa työnsä, yleensä eläkkeelle jäädessään. Ei auta itku markkinoilla, on lähdettävä hakemaan uutta kumppania. Toinen usein vastaan tuleva tilanne on se, että tuttu kirjanpitäjä vaihtuu toiseen yrityskauppojen takia. Kun itse tilitoimistoon ei ole samanlaista tunnesidettä kuin tuttuun kirjanpitäjään oli, voi yhtä hyvin vertailla vaihtamismielessä toimistojakin?
Voi tulla myös vastaan tilanne, missä on kirjanpitäjä on kyllä luotettava, tuttu ja rakas, mutta hän on tottunut käyttämään jotain vanhempaa järjestelmää, joka ei enää palvelekaan yrityksen tarpeita. Tällaisia tilanteita syntyy, kun yritys on modernisoinut tuotantopuolen järjestelmiä, ja ne pitäisi saada kytkettyä taloushallintaan integraatiolla. Tämä tarkoittaa taloushallinnan uudistamista ja samalla erilaista osaamista kirjanpitäjältä.
Joskus tilitoimisto ei ole pysynyt tehtäviensä tasalla. Ihmisiä kun kaikki ollaan, virheitä tulee väistämättä. Eroja syntyy sitten siinä, miten ne virheet korjataan, jos korjataan. Virheiden peittely nakertaa luottamusta siihen pisteeseen, että voi olla paras vaihtaa kumppania ja aloittaa puhtaalta pöydältä.
Kartoita lähtötilanne
Kun päätös tilitoimiston vaihtamisesta on muhinut valmiiksi, kannattaa pysähtyä hetkeksi pohtimaan, mitäs tässä nyt ollaankaan vailla.
Tässä vaiheessa on hyvä katsoa holistisesta lähtökohdasta koko yrityksen liiketoimintaa ja eri järjestelmiä kokonaisuutena. Mitä kaikkea systeemiä ja härpäkettä firmalla onkaan käytössä? Miten tieto liikkuu niiden välillä? Ovatko järjestelmät ajan tasalla? Pitäisikö uutta kokonaisuutta mietittäessä ottaa niidenkin uudistustarpeet huomioon? On tärkeää puntaroida myös ulkoistuksen määrää ja tasoa; mitä kaikkea talouteen liittyvää tehtäisiin itse, ja mitkä hommat jäisivät tilitoimiston harteille?
Taloushallinnon järjestelmä ei ole kynnyskysymys
Nykypäivänä tilitoimiston valinnan ytimessä on käytettävä taloushallinnan järjestelmä. Suomessa on näitä useita: Visma Netvisor, Procountor, Fennoa pitävät kolmen kärkeä, mutta myös Talenom, Administer, Fivaldi, Maestro, Emce, Heeros, Passeli, Asteri jne. ovat käytössä. Monella tilitoimistolla on tarjolla useita eri ohjelmistoja, mutta yleensä yksi on pääjärjestelmä.
Käytössä oleva järjestelmä vaikuttaa siihen, miten ja millaisia muita ohjelmia siihen voidaan kytkeä, ja kuinka helposti. Tarvitaanko kassaa, verkkokauppaa, toiminnan- tai tuotannonohjausta, jäsenrekisteriä, tuntikirjaus- tai kellokorttijärjestelmää? Millaisia raportteja ja budjetointia kaivataan itse taloushallinnalta, vai käytetäänkö siihen erillistä ohjelmaa?
Jos ydinjärjestelmä on toimintaan sopiva, ja haluat vaihtaa vaikkapa Netvisor-tilitoimistosta toiseen, se onkin varsin yksinkertainen operaatio. Sopimusten ja siirtopäivämäärien selvittyä Netvisorin hallinta voidaan siirtää toiselle toimistolle yksinkertaisella lomakkeella. Vanhan ja uuden toimiston käyttäjät voivat olla siellä tarvittavan ajan lomittain uuden hoitaessa juoksevaa kirjanpitoa ja vanhan hoitaessa vielä heille kuuluvat velvollisuudet, kuten vaikka tilinpäätöksen.
Vaan eipä se mahdotonta ole vaihtaa koko vanhaa ohjelmaakaan. Tällöin uuteen järjestelmään siirretään asiakas- ja tuotetiedot sekä kirjanpidon historiatiedot (perinteisesti kuluva ja edellinen tilikausi tositetasolla, vanhemmat kertakirjauksella) ja ilmoitetaan toimittajille uudet laskutusosoitteet. Toki samalla tehdään muut uuden järjestelmän käyttöönoton vaiheet kuten käyttäjien koulutukset ja palkanlaskennan pohjatyöt lomalaskentoineen ja muineen.
Tilitoimiston toimintamallilla on väliä
Edellisiä asioita pohtimalla pääsetkin jo aloittamaan keskustelun uusien tilitoimistokandidaattien kanssa.
Tilitoimistojen toimintamallilla ja toimintatavalla on merkitystä. Osa tilitoimistoista tarjoaa nimetyn kirjanpitäjän ja palkanlaskijan, jotka oppivat tuntemaan asiakkaan henkilöt ja yrityksen erityistarpeet ja toiminnan. Varjopuolena voi olla sijaistuksien hankaluus tai henkilövaihdosten tuomat haasteet.
Jotkut tilitoimistot tekevät kirjanpitoa tiimeittäin, jolloin esimerkiksi ostolaskujen tiliöinti menee eri tiimin kautta kuin alv-ilmoitusten teko. Se antaa toki joustavuutta tilitoimistolle töiden järjestelyyn ja asiakas voi luottaa siihen että asiat tapahtuvat ajallaan. Samalla tilitoimisto voi näyttäytyä kasvottomana, pahimmillaan voi olla vaikea saada virhetilanteissa selkoa siitä, kenen kanssa asiaa tulisi setviä.
Tilitoimistoehdokkaan kanssa kannattaa jutella toiminnan jatkokehitystarpeista ja lisäpalveluista. Esimerkiksi Relionilla on tarjota myös asianajopalveluita ja tilintarkastuksen järjestelyä. On myös hyvä puhua auki, millaista otetta tilitoimistolta kaivataan. Voiko, ja pitääkö tilitoimiston haastaa yritystä? Eräs asiakas sanoi kerran suoraan, että hän sitten haluaa kirjanpitäjältä ihan sellaista kunnon nalkutusta, jotta saa tehtyä omat osuutensa ajoissa. No, se toki hänelle suotiin.
Lähellä vai kaukana, sinä päätät
Onko tilitoimiston sijainti valintaperuste vai ei? Siihen on vaikea vastata tyhjentävästi. Nykypäivän sähköisissä järjestelmissä ei ole enää merkitystä sillä, kuinka pitkä ajomatka konttorille on viemään kirjanpitäjälle kenkälaatikollista kuitteja. Ivalosta Imatralle on internetin kautta lyhyt matka.
Jos taas pitää kasvotusten tapahtuvista katselmuksista ja toisten keittämä kahvi maistuu paremmalta, silloin lähikylän konttori voi olla isokin plussa. Toisaalta, jos joutuu kulkemaan tilitoimiston ohi kaulukset pystyssä, jottei kirjanpitäjä tulisi kyselemään puuttuvien kuittien perään, voi naapuruus ahdistaakin.
Näitä asioita pyörittelemällä voi uusi tilitoimistokumppani löytyäkin. Oliko homma siis sillä taputeltu? Ei sentään ihan vielä. Seuraavassa artikkelissa, Tilitoimiston vaihtaminen osa 2 opastan, miten tilitoimistojen palvelutarjontaa ja osaamista kannattaa vertailla. Kerron, mitä pitää vielä huomioida, kun sopimus on jo sinetöity, jotta tilitoimiston vaihto sujuu ketterästi.
– Kari Kinnunen
(Kirjoittajalla on yli 15 vuoden ja yli 500 käyttöönoton kokemus Netvisorista ja pian 7 vuoden kokemus tilitoimistomaailmasta.)
