Tilitoimiston vaihtaminen kuulostaa monen yrittäjän korvaan isolta projektilta, minkä vuoksi se jää usein tekemättä nykyisen yhteistyön takkuamisesta huolimatta. Totuus on kuitenkin toisenlainen ja kuten eräs asiakkaamme sen muotoili: vaihto voi olla vaivattomampaa kuin yrityksen puhelinliittymän vaihtaminen.
Tässä artikkelissa käymme läpi selkeästi milloin tilitoimisto kannattaa vaihtaa, miten vaihto käytännössä etenee, voiko sen tehdä kesken tilikauden ja mitä se maksaa. Saat myös konkreettisen muistilistan uuden kumppanin valintaan.
Relion on vuonna 2019 perustettu täyden palvelun tilitoimisto. Kun haluat lopettaa takkuamisen tilitoimistosi kanssa, on aika vaihtaa Relionille.
Milloin tilitoimisto kannattaa vaihtaa?
Tilitoimiston vaihtaminen kannattaa, kun nykyinen yhteistyö ei enää tue yrityksesi arkea tai kasvua esimerkiksi silloin, kun et tavoita omaa kumppaniasi, raportit tulevat myöhässä tai et oikein tiedä, mitä laskullasi maksat.
Moni yritys sinnittelee vuosia tilitoimiston kanssa, joka ei palvele. Syynä on usein luulo siitä, että vaihtaminen on monimutkaista tai että ”kaikki tositteet pitää itse siirtää.” Kumpikaan ei pidä paikkaansa. Kun talous on tärkeä osa yrityksesi päätöksentekoa, sinulla on oikeus kumppaniin, joka kuuntelee ja kiinnostuu aidosti.
Tärkein kysymys ei ole se, että onko vaihtaminen vaivan arvoista vaan mikä on yhteistyön kustannus nyt menetettyinä työtunteina, myöhästyneinä raportteina ja päätöksinä, joita teet vanhentuneen tiedon varassa.
5 merkkiä, että on aika vaihtaa tilitoimistoa
Tunnistatko nämä? Jos useampi osuu kohdalle, vaihtoa kannattaa harkita.
- Et tavoita ketään, joka ymmärtää yritystäsi. Soitat, mutta vastassa on jonotusmusiikki tai vaihtuva henkilö, joka ei tunne yritystäsi.
- Raportit tulevat myöhässä tai et saa niitä lainkaan. Teet päätöksiä fiilispohjalta, kun ajantasaista tietoa ei ole saatavilla.
- Lasku yllättää joka kuukausi. Hinnoittelu ei ole läpinäkyvää, ja lisäkuluja tulee joka rasahduksesta.
- Kirjanpitäjä ei ymmärrä liiketoimintaasi. Saat lukuja, mutta et tukea siihen, mitä luvut tarkoittavat yrityksesi arjessa.
- Järjestelmät eivät keskustele keskenään. Siirrät tietoja käsin, vaikka sähköinen taloushallinto hoitaisi rutiinit puolestasi.
Hyvä tilitoimisto auttaa pitämään kirjanpidon kunnossa, mutta paras kumppani auttaa myös ymmärtämään, mitä luvut tarkoittavat yrityksesi arjessa.
Onko tilitoimiston vaihtaminen vaikeaa?
Tilitoimiston vaihtaminen ei ole vaikeaa, koska uusi tilitoimisto hoitaa valtaosan käytännön työstä puolestasi eli aineiston siirron, järjestelmien avauksen ja viranomaisilmoitukset. Sinun roolisi on lähinnä päättää vaihdosta ja allekirjoittaa muutama valtuutus.
Sinun ei siis tarvitse siirtää mappeja taikka tositteita itse etkä joudu selvittämään, mitä edelliseltä tilitoimistolta pitää pyytää. Hyvä kumppani tekee tämän rutiininomaisesti. Kun vaihto on tehty hyvin, huomaat sen siitä, että arki sujuu paremmin kuin ennen.
Kaikki sanoivat, että tilitoimiston vaihtaminen on iso homma, että kannattaa miettiä tarkkaan. Mutta meillä se taisi olla helpompaa kuin yritysliittymän vaihtaminen.
Juha Kallio, toimitusjohtaja
Cycle Group Oy
Näin vaihto etenee vaiheittain
Tilitoimiston vaihto on selkeä prosessi riippuen siitä, säilyykö sinulla Netvisor, Fennoa tai Procountor käytössä vai vaihtuuko ohjelmasi samalla uuteen.
Tilitoimiston vaihto ilman järjestelmän vaihtoa
- Relionin tarjouksen hyväksyntä ja vanhan tilitoimiston irtisanominen.
- Relion täyttää siirtolomakkeen, jonka allekirjoittaa myös vanhan tilitoimiston yhteyshenkilö. Tässä sovitaan siirtopäivä, josta eteenpäin kirjanpitovastuu siirtyy Relionille, esim. 1.8. alkaen.
- Vanha tilitoimisto hoitaa vielä edellisen kuukauden kirjanpidon loppuun, eli sovitun ajan verran tilitoimistot ovat yhtä aikaa käyttäjinä.
- Kun vanha tilitoimisto saa työnsä valmiiksi, he ilmoittavat siitä Relionille joka poistaa heidän käyttäjät.
Järjestelmä säilyy siis ennallaan, kuten myös verkkolaskuosoitteet ja pankkiyhteydet eli niitä ei tarvitse uusia eikä järjestelmässä muutu muut kuin tilitoimiston käyttäjät toisiksi.
Uusi järjestelmä tilitoimiston vaihdon yhteydessä
- Sovitaan sopimuksella aloituspäivä, esim. 1.9. Uusi järjestelmä avataan jo edellisessä kuussa ja aloitetaan tekninen käyttöönotto.
- Ympäristön avaus: pankki- ja verkkolaskuyhteyksien avaaminen siten että ovat starttipäivänä valmiina, käyttöoikeudet yrityksen ja tilitoimiston käyttäjille, tilikartan muokkaus, laskentakohteiden luonti (tarvittaessa), kirjanpidon historiatietojen ja alkusaldojen tuonti, palkanlaskennan käyttöönotto (tarvittaessa).
- Palkanlaskennan käyttöönotto (tarvittaessa): palkkamallien ja lomalaskentatapojen rakentaminen, palkansaajien perustaminen, historiatiedot ja palkkaperusteet, mahdollisten integraatioiden kytkentä.
- Koulutukset: koulutetaan yrityksen pääkäyttäjä järjestelmän käyttöön ja toimintoihin, ostolaskujen asiatarkastus- ja hyväksyntä kaikille tarvitseville, matkalaskut ja työaika, kuittien lähetys järjestelmään, myyntilaskutus, raportit ja budjetointi (tarvittaessa).
Voiko tilitoimiston vaihtaa kesken tilikauden?
Kyllä voi. Tilitoimiston voi vaihtaa myös kesken tilikauden. Sinun ei tarvitse odottaa tilikauden vaihtumista tai tilinpäätöstä.
Käytännössä luontevia vaihtohetkiä on kaksi. Tilikauden vaihde on siisteintä, koska uusi tilitoimisto aloittaa puhtaalta pöydältä. Mutta myös kesken tilikauden vaihto onnistuu sujuvasti: otamme kirjanpidon haltuun siitä kohdasta, mihin edellinen toimisto jäi, ja varmistamme, ettei mikään jää ilmaan.
Ainoa asia, joka kannattaa tarkistaa on nykyisen sopimuksesi irtisanomisaika. Käymme sen kanssasi läpi, jotta vaihto ajoittuu fiksusti.
Mitä aineistoa siirtyy ja kuka hoitaa siirron?
Vaihdossa siirtyy kaikki kirjanpidon kannalta olennainen. Sinun ei tarvitse tehdä tätä itse vaan me hoidamme sen.
Käytännössä uudelle tilitoimistolle siirtyvät:
- Kirjanpitoaineisto ja tositteet kuluvalta ja edelliseltä tilikaudelta
- Pää- ja päiväkirjat sekä viimeisin tilinpäätös
- Palkkahallinnon tiedot (jos palkanlaskenta siirtyy mukana): työntekijätiedot, lomakertymät, palkkakortit
- Reskontrat eli avoimet myynti- ja ostolaskut
- Viranomaisvaltuudet eli avaamme tarvittavat Suomi.fi-valtuudet Verohallintoon ja muihin palveluihin
Kirjanpitolaki velvoittaa, että aineisto säilytetään ja luovutetaan asianmukaisesti, joten edellinen tilitoimisto on velvollinen luovuttamaan aineistosi. Me pyydämme sen puolestasi – sinun ei tarvitse olla välikätenä.
Entä jos pelkään, että vaihto sotkee kirjanpidon?
Tämä on yleisin huoli, sillä kirjanpito on yrityksesi selkäranka, eikä siihen saa tulla katkoa. Hyvä uutinen: oikein tehty vaihto ei katkaise kirjanpitoasi missään vaiheessa.
Käytännössä varmistamme jatkuvuuden näin. Otamme kirjanpidon haltuun täsmälleen siitä kohdasta, mihin edellinen tilitoimisto jäi ja täsmäytämme avaussaldot edellisen kauden lukuihin. Näin tilikausi pysyy ehjänä eikä mikään tapahtuma jää kahden toimiston väliin. Sovimme myös selkeän vastuunjaon: kuka hoitaa kuluvan kuukauden, kuka mahdollisen keskeneräisen tilinpäätöksen.
Kumman valitset? Kasvoton toimisto vai tuttu ihminen
Tilitoimiston vaihdossa on paljolti kyse myös siitä, saatko palvelua jatkossa ihmiseltä ihmiselle vai katoatko järjestelmään osaksi muita asiakkaita.
| Vertailukohta | Kun tämä tympii… | …vaihda Relionille! |
| Yhteydenotto | Jonotusmusiikki ja vaihtuva henkilö | Suora yhteys omaan asiantuntijaan |
| Yhteyshenkilö | ”Ohjaan sinut seuraavalle vapaalle asiantuntijalle” | Tuttu luottohenkilö |
| Raportointi | Tulee myöhässä, jos tulee | Ajantasainen tieto |
| Hinnoittelu | Lisäkuluja joka rasahduksesta | Läpinäkyvä hinnoittelu |
| Palveluvalikoima | Vain pakolliset kirjaukset | Kaikki tarvittava yhdestä paikasta |
Mitä tilitoimiston vaihto maksaa?
Tilitoimiston vaihtaminen itsessään ei yleensä maksa sinulle mitään vaan uusi tilitoimisto hoitaa aineistonsiirron osana asiakkuuden aloitusta. Kustannus muodostuu jatkossa kuukausittaisesta kirjanpidosta, jonka hinta riippuu yrityksesi koosta ja tositemääristä.
Tärkeintä on, ettei hinta ole arvoitus. Relionilla uskomme läpinäkyvään hinnoitteluun: saat selkeän hinta-arvion jo ennen vaihtoa. Voit selvittää suuntaa-antavan hinnan kirjanpidon hintalaskurillamme tai lukea tarkemmin siitä, mistä kirjanpidon hinta muodostuu.
Vinkki: pyydä uudelta tilitoimistolta selkeä erittely siitä, mitä kuukausihintaan kuuluu. Näin vertailu on reilua etkä ylläty lisälaskuista.
Näin valitset uuden luottokumppanin
Kun vaihdat, valitse kerralla oikein. Käytä tätä muistilistaa:
- Saatko oman yhteyshenkilön? Nimetty vastuukirjanpitäjä tuntee yrityksesi eikä asioita tarvitse aina avata uudelleen joka kerta uudelle ihmiselle.
- Onko hinnoittelu läpinäkyvää? Pyydä esimerkkihinnat ja erittely. Vältä toimistoja, jotka eivät kerro hintaa ennen sopimusta.
- Tunteeko toimisto toimialasi? Eri aloilla on omat erityispiirteensä.
- Onko järjestelmäosaaminen kunnossa? Hyvä kumppani saa ohjelmistot keskustelemaan keskenään ja automatisoi rutiinit.
- Onko valikoima riittävä? Jos tarvitset kirjanpidon lisäksi palkanlaskentaa, HR-tukea tai lakipalveluja, yhden kumppanin periaate säästää aikaa ja vaivaa.
- Mitä muut asiakkaat sanovat? Lue kokemuksia ja arvioita. Ne kertovat enemmän kuin mainoslauseet.
Esimerkki: kasvuyritys vaihtaa kesken tilikauden
Tilanne: Itäsuomalainen, voimakkaasti kasvava palveluyritys oli turhautunut: oma kirjanpitäjä vaihtui jatkuvasti, raportit tulivat myöhässä eikä kasvun tueksi saanut neuvoja.
Ratkaisu: Yritys otti yhteyttä keskellä tilikautta. Nimesimme oman vastuuasiantuntijan, haimme valtuutuksella kirjanpitoaineiston edelliseltä toimistolta ja siirsimme taloushallinnon Netvisoriin.
Aikataulu: Vaihto saatiin rullaamaan parissa viikossa, ilman katkoa kirjanpitoon.
Lopputulos: Yrittäjä sai ajantasaiset raportit, yhden tutun yhteyshenkilön ja sparrausapua kasvuun. ”Olen monta kertaa ollut tyytyväinen, että tuli vaihdettua.”
Yleisimmät virheet tilitoimiston vaihdossa
- Vaihtoa lykätään liian pitkään. ”Katsotaan tilinpäätöksen jälkeen” venyy vuosiksi. Vaihdon voi tehdä koska tahansa.
- Valitaan pelkän hinnan perusteella. Halvin tarjous voi tarkoittaa kapeaa palvelua ja lisälaskuja. Vertaile, mitä hintaan kuuluu.
- Ei tarkisteta irtisanomisaikaa. Nykyisen sopimuksen ehdot kannattaa katsoa ajoissa, jotta vaihto ajoittuu sujuvasti.
- Aineistoa yritetään siirtää itse. Anna uuden tilitoimiston hoitaa siirto – se on rutiinia heille ja säästää sinun aikasi.
- Unohdetaan viranomaisvaltuudet. Omavero-valtuudet ja muut käyttöoikeudet pitää siirtää, ja hyvä kumppani hoitaa tämän puolestasi.
- Ei kysytä, kuka on oma yhteyshenkilö. Varmista, että saat nimetyn vastuuasiantuntijan, et vaihtuvaa palvelutiimiä.
Vaihto Relionille
Kun haluat lopettaa takkuamisen tilitoimistosi kanssa, on aika vaihtaa Relionille. Olemme täyden palvelun tilitoimisto, joka hoitaa taloushallinnon, palkanlaskennan, järjestelmät, liiketoiminnan kehittämisen, HR:n ja lakiasiat saman katon alta.
📞 Yhteys: info@relion.fi | 010 2818 400
Myynti: Kari Kinnunen | kari.kinnunen@relion.fi | 050 9110 313
🏢 Toimipisteet: Imatra (Lappeentie 22), Lappeenranta (Koulukatu 11), Savonlinna (Puistokatu 3) – palvelemme valtakunnallisesti.
Vaihda tilitoimistoa – ota yhteyttä →
Usein kysyttyä tilitoimiston vaihtamisesta
Onko tilitoimiston vaihtaminen oikeasti niin helppoa kuin sanotaan?
Kyllä. Uusi tilitoimisto hoitaa aineistonsiirron, järjestelmien avauksen ja viranomaisvaltuudet puolestasi. Sinun roolisi on päättää vaihdosta ja allekirjoittaa valtuutukset.
Voinko vaihtaa tilitoimiston kesken tilikauden?
Kyllä voit. Vaihdon voi tehdä milloin tahansa. Otamme kirjanpidon haltuun siitä kohdasta, mihin edellinen toimisto jäi, ilman katkoa. Tarkista vain nykyisen sopimuksesi irtisanomisaika.
Mitä tilitoimiston vaihto maksaa?
Itse vaihto eli aineistonsiirto ei yleensä maksa sinulle mitään, vaan kuuluu asiakkuuden aloitukseen. Jatkossa maksat kuukausittaisesta kirjanpidosta, jonka hinta riippuu yrityksesi koosta ja tositemääristä. Saat läpinäkyvän hinta-arvion jo ennen vaihtoa.
Pitääkö minun siirtää tositteet ja aineisto itse?
Ei tarvitse. Me pyydämme aineiston edelliseltä tilitoimistolta valtuutuksellasi ja hoidamme siirron. Edellinen tilitoimisto on velvollinen luovuttamaan kirjanpitoaineistosi.
Saanko Relionilla oman yhteyshenkilön?
Kyllä. Saat oman vastuuasiantuntijan ja tutut asiantuntijat, jotka tuntevat yrityksesi toiminnan, toimialan ja luvut. Et selitä asioitasi joka kerta uudelle ihmiselle etkä päädy tiketöintijärjestelmään.
Kuinka kauan tilitoimiston vaihto kestää?
Tyypillisesti vaihto saadaan rullaamaan parissa viikossa yhteydenotosta. Aikatauluun vaikuttavat yrityksesi koko, järjestelmät ja nykyisen sopimuksen irtisanomisaika. Sovimme realistisen aikataulun heti aloituspalaverissa.
Hoituuko kirjanpidon lisäksi palkanlaskenta ja muut palvelut?
Kyllä. Yhden kumppanin periaatteella saat samalta kumppanilta taloushallinnon, palkanlaskennan, taloushallinnon järjestelmät, liiketoiminnan kehittämisen, HR-palvelut ja lakipalvelut.
Mistä tiedän, että uusi tilitoimisto on luotettava?
Hyviä merkkejä ovat nimetty vastuuhenkilö, läpinäkyvä hinnoittelu, KLT- ja PHT-sertifioidut asiantuntijat sekä avoimet asiakasarviot. Relionin asiakkaat antavat meille keskimäärin arvosanan 8,9, ja asiantuntijamme esiintyvät aina nimellä ja kasvoilla.
Pitääkö minun ilmoittaa vanhalle tilitoimistolle vaihdosta itse?
Vaihdosta on hyvä ilmoittaa nykyiselle tilitoimistolle ja irtisanoa sopimus sen ehtojen mukaisesti, mutta et jää tämän kanssa yksin. Käymme irtisanomisajan kanssasi läpi ja pyydämme kirjanpitoaineiston heiltä valtuutuksellasi. Käytännön yhteydenpidon aineistonsiirrosta hoidamme puolestasi.
Toimiiko vaihto myös etänä koko Suomessa?
Kyllä. Vaikka toimipisteemme ovat Imatralla, Lappeenrannassa ja Savonlinnassa, palvelemme asiakkaita joustavasti etänä koko Suomessa. Vaihto, aineistonsiirto ja arjen yhteistyö hoituvat sähköisesti.