Toiminimen kirjanpito tuntuu monesta aloittavasta yrittäjästä mörköpeikolta, vaikka se on usein yksinkertaisempaa kuin kuvittelet. Olet ehkä juuri perustanut toiminimen eli tmi:n, ja postilaatikkoon kolahti tieto, että sinun on pidettävä kirjaa tuloista ja menoista. Mistä aloittaa? Riittääkö Exceliin kirjoittelu vai pitääkö palkata tilitoimisto?
Tässä artikkelissa käymme läpi selkeästi, mitä toiminimen kirjanpito käytännössä tarkoittaa: kuka on kirjanpitovelvollinen, milloin yhdenkertainen kirjanpito riittää, mitä sinun pitää säilyttää, kannattaako tehdä kirjanpito itse vai ulkoistaa, ja milloin on aika harkita osakeyhtiöön vaihtamista.
Toiminimen kirjanpitovelvollisuus
Toiminimen kirjanpitovelvollisuus tarkoittaa, että jokainen liikkeen- ja ammatinharjoittaja eli toiminimiyrittäjä on lain mukaan velvollinen pitämään kirjaa yrityksensä tuloista, menoista, varoista ja veloista. Velvollisuus syntyy heti yritystoiminnan alkaessa, ja se perustuu kirjanpitolakiin. Kirjanpidosta laaditaan tilikausittain vähintään tuloslaskelma.
Kirjanpitovelvollisuus ei ole valinnainen lisäpalvelu vaan lakisääteinen velvoite. Sen perusta on kirjanpitolaissa (1336/1997), jonka mukaan jokainen, joka harjoittaa liike- tai ammattitoimintaa, on toiminnastaan kirjanpitovelvollinen. Toiminimi on yritysmuodoista kevyin, mutta sekään ei vapauta kirjanpidosta: se ainoastaan keventää sitä joiltain osin.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että pidät yllä järjestelmällistä tietoa siitä, paljonko yritykseesi tulee rahaa ja paljonko sieltä lähtee. Tämä tieto ei palvele vain verottajaa: se kertoo sinulle itsellesi, kannattaako toimintasi ja jääkö viivan alle riittävästi. Kuten me Relionilla tapaamme sanoa: ei mutulla vaan tiedolla. Toiminimen kirjanpito on samalla työkalu, jolla teet parempia päätöksiä yrityksesi arjessa.
Verottajan näkökulmasta toiminimi ei ole sinusta erillinen oikeushenkilö samalla tavalla kuin osakeyhtiö. Yritystoiminnan tulos lisätään henkilökohtaiseen verotukseesi, ja se jaetaan ansio- ja pääomatuloon. Tarkemmat ohjeet löydät vero.fi-sivuilta liikkeen- ja ammatinharjoittajalle. Juuri siksi huolellinen kirjanpito on toiminimiyrittäjälle tärkeää: se vaikuttaa suoraan siihen, paljonko maksat veroa.
Yhdenkertainen riittää usein
Tässä piilee yksi toiminimen suurimmista helpotuksista. Toisin kuin osakeyhtiö, pieni toiminimi voi monessa tapauksessa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa. Käydään läpi, mitä se tarkoittaa ja milloin se riittää.
Yhdenkertaisessa kirjanpidossa merkitset jokaisen tapahtuman kirjanpitoon kertaalleen: tulot tuloina ja menot menoina. Se muistuttaa selkeää tulojen ja menojen luetteloa: paljonko rahaa tuli, paljonko meni ja mihin. Tämä tapa riittää usein pienille toiminimille, etenkin ammatinharjoittajille, joiden toiminta on suhteellisen yksinkertaista eikä mukana ole esimerkiksi mittavaa varastoa, vaihto-omaisuutta tai velkavivulla tehtyjä investointeja.
Kahdenkertaisessa kirjanpidossa sen sijaan jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille: mistä raha tuli ja mihin se meni (debet ja kredit). Tämä on osakeyhtiöiden ja suurempien yritysten tapa, ja se antaa huomattavasti tarkemman kuvan yrityksen taloudellisesta tilasta. Vaikka toiminimi voisi selvitä yhdenkertaisella, kahdenkertaiseen siirtyminen kannattaa heti, kun toiminta kasvaa tai monimutkaistuu.
Tärkeää on tietää, että valinta yhdenkertaisen ja kahdenkertaisen välillä ei ole täysin vapaa. Kirjanpitolain (1336/1997) 1 luvun 1 a § sallii yhdenkertaisen kirjanpidon ammatin- tai liikkeenharjoittajalle, jos sekä päättyneenä että sitä edeltäneellä tilikaudella on ylittynyt enintään yksi seuraavista kokorajoista: taseen loppusumma 100 000 euroa, liikevaihto tai vastaava tuotto 200 000 euroa, tai palveluksessa keskimäärin yli kolme henkilöä. Jos vähintään kaksi näistä rajoista ylittyy molempina tilikausina, kahdenkertainen kirjanpito tulee pakolliseksi. Rajat koskevat sekä ammatinharjoittajaa (esimerkiksi konsulttia tai freelanceria) että liikkeenharjoittajaa (esimerkiksi varastoa tai työntekijöitä pitävää toiminimeä), joten pelkkä toiminnan luonne ei enää ratkaise: ratkaisevaa on yrityksen koko. Rajan tarkka tulkinta kannattaa aina varmistaa ajantasaisesta lainsäädännöstä tai omalta vastuuhenkilöltäsi.
Vertailu: yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito toiminimelle
| Yhdenkertainen kirjanpito | Kahdenkertainen kirjanpito | |
| Kenelle | Ammatin- tai liikkeenharjoittaja kokorajojen alla | Toiminimi kokorajojen ylittyessä, sekä kaikki yhtiömuodot |
| Kirjaustapa | Tapahtuma kirjataan kerran (tulo/meno) | Tapahtuma kirjataan kahdelle tilille (debet/kredit) |
| Kuva taloudesta | Tulot ja menot, kassapohjainen | Tarkka kuva varoista, veloista ja tuloksesta |
| Tilinpäätös | Kevyempi, usein vain tuloslaskelma | Tuloslaskelma + tase |
| Soveltuu kun | Toiminta pientä ja selkeää | Varastoa, investointeja, velkaa, kasvua |
| Skaalautuvuus | Riittää alkuun, ei kasvuun | Kasvaa yrityksen mukana |
Yksinkertaistaen: yhdenkertainen riittää usein alkuun, mutta kahdenkertainen kantaa pidemmälle. Jos tiedät jo perustamisvaiheessa, että aiot kasvaa, voi olla järkevää aloittaa suoraan kahdenkertaisella.
Mitä pitää säilyttää
Kirjanpito ei ole vain lukujen merkitsemistä: yhtä tärkeää on, että tositteet ja aineisto säilyvät tallessa. Tässä yrittäjät tekevät usein virheitä, joten käydään läpi, mitä toiminimen pitää säilyttää ja kuinka kauan.
Kirjanpidon perusta on tosite: kuitti, lasku tai muu dokumentti, joka todistaa, että tapahtuma on oikeasti tapahtunut. Jokaisesta kirjauksesta pitää olla tosite. Käytännössä tämä tarkoittaa, että säilytät kaikki myyntilaskusi, ostolaskut, kuitit ostoksista, tiliotteet ja palkka-aineistot, jos sinulla on työntekijöitä.
Säilytettäviä asiakirjoja ovat tyypillisesti:
- Myyntilaskut ja -tositteet. Mitä olet myynyt ja laskuttanut.
- Ostolaskut ja kuitit. Mitä olet ostanut yritystäsi varten.
- Tiliotteet. Yrityksen pankkitilin tapahtumat.
- Tilikauden tuloslaskelma (ja tase, jos pidät kahdenkertaista).
- Mahdolliset palkkakirjanpidon aineistot. Jos toiminimelläsi on työntekijöitä.
- Verotukseen liittyvät asiakirjat. Veroilmoitukset ja niiden liitteet.
Kirjanpitolaki edellyttää, että kirjanpitoaineistoa säilytetään määräajan. Tositteet ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyi, ja varsinaiset kirjanpitokirjat sekä tase-erittelyt vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Tarkat säilytysajat kannattaa aina tarkistaa ajantasaisesta kirjanpitolaista (1336/1997). Aineiston tuhoaminen liian aikaisin on virhe, joka voi tulla kalliiksi verotarkastuksessa.
Yleinen virhe on, että yritystoiminnan ja yksityistalouden tositteet menevät sekaisin. Kun samalla kuitilla on sekä yrityksen tarvikkeita että kotiin ostettuja tavaroita, kirjanpitäjän on vaikea tietää, mikä kuuluu yritykseen. Selkeä rajanveto, mieluiten erillinen yrityskäyttöön tarkoitettu pankkitili ja maksukortti, tekee säilyttämisestä ja kirjaamisesta paljon sujuvampaa ja vähentää virheiden riskiä.
Hyvä uutinen on, että nykyaikaisessa sähköisessä taloushallinnossa säilytys hoituu lähes itsestään. Kun kuitit kuvataan mobiilisti ja laskut kulkevat sähköisesti, aineisto arkistoituu automaattisesti eikä mapit täyty papereista. Tämä on yksi syy, miksi yhä useampi toiminimiyrittäjä siirtää kirjanpitonsa sähköiseen järjestelmään. Aineisto on tällöin myös haettavissa silmänräpäyksessä, jos verottaja sitä joskus kysyy. Me Relionilla olemme Netvisor Premium Plus Partner, joten saamme järjestelmät keskustelemaan keskenään ja aineiston talteen reaaliaikaisesti.
Itse vai tilitoimisto
Tämä on kysymys, jota lähes jokainen toiminimiyrittäjä pohtii: hoidanko toiminimen kirjanpidon itse vai annanko sen tilitoimiston huoleksi? Rehellinen vastaus on, että molemmat ovat ihan päteviä vaihtoehtoja: valinta riippuu toimintasi laajuudesta, omasta osaamisestasi ja siitä, mihin haluat aikasi käyttää.
Kirjanpidon tekeminen itse on mahdollista etenkin pienellä toiminimellä, jolla on yhdenkertainen kirjanpito ja vähän tapahtumia. Sähköiset ohjelmistot ovat tehneet siitä aiempaa helpompaa. Itse tekemisen etu on tietysti se, että säästät kirjanpidon kustannuksissa, ja opit samalla tuntemaan yrityksesi luvut. Haittapuoli on, että vastuu virheistä on sinulla: jos kirjaat jotain väärin tai jätät vähennyksen tekemättä, se on sinun tappiotasi, etkä välttämättä edes huomaa sitä.
Tilitoimiston etu on, että saat ammattilaisen, joka tuntee säännöt, muistaa määräajat ja osaa hyödyntää vähennykset. Hyvä kirjanpitäjä ei vain tuota lukuja vaan auttaa myös ymmärtämään, mitä ne tarkoittavat yrityksesi arjessa. Aikaa vapautuu siihen, minkä osaat parhaiten: oman työsi tekemiseen.
| Kirjanpito itse | Kirjanpito tilitoimistolla | |
| Kustannus | Pienempi suora kulu (ohjelmiston hinta) | Palvelumaksu, pyydä hinta-arvio |
| Ajankäyttö | Vie omaa aikaasi | Vapauttaa aikaa omaan työhön |
| Virheriski | Vastuu ja riski sinulla | Ammattilainen valvoo, vähennykset käyttöön |
| Verohyödyt | Riippuu omasta osaamisesta | Verosuunnittelu ja neuvonta mukana |
| Sopii kun | Toiminta pientä, osaat perusteet | Haluat varmuutta, aikaa ja sparrausta |
| Kasvun tuki | Skaalautuu heikosti | Kumppani kasvaa mukanasi |
Milloin kannattaa vaihtaa osakeyhtiöön
Tämä on toiminimen kirjanpidon iso jatkokysymys, ja siksi käsittelemme sen tässä erikseen. Toiminimi on loistava tapa aloittaa, mutta se ei välttämättä ole paras muoto loppuelämäksi. Kun toiminta kasvaa, osakeyhtiöön vaihtaminen voi olla sekä verotuksellisesti että riskien kannalta järkevää.
Toiminimessä koko yritystoiminnan tulos verotetaan henkilökohtaisena tulonasi sinä vuonna, kun se syntyy, riippumatta siitä, nostatko rahat yrityksestä vai et. Pienillä tuloilla tämä on usein kevyttä ja yksinkertaista. Mutta kun tulos kasvaa, ansiotulon veroprosentti nousee progressiivisesti, ja yrittäjä voi maksaa veroa tulosta, jota ei ole edes nostanut käyttöönsä. Osakeyhtiössä voitto verotetaan eri tavalla, ja voit itse vaikuttaa siihen, milloin ja miten nostat rahaa palkkana tai osinkona.
Muutamia merkkejä siitä, että yhtiömuotoa kannattaa harkita uudelleen:
- Tulos kasvaa selvästi ja ansiotuloveron progressio alkaa purra.
- Tarvitset rahoitusta tai investointeja ja haluat erottaa yrityksen varallisuuden henkilökohtaisesta.
- Toimintaan liittyy riskejä, joilta haluat suojata henkilökohtaisen omaisuutesi.
- Mukaan tulee kumppaneita tai sijoittajia, jolloin osakeyhtiö on selkeämpi rakenne.
- Haluat tasata tuloja eri vuosien välillä etkä maksaa veroa kaikesta heti.
Toiminimellä omistaja vastaa yrityksen veloista koko henkilökohtaisella omaisuudellaan, kun taas osakeyhtiössä vastuu rajoittuu lähtökohtaisesti sijoitettuun pääomaan. Tämä on yksi keskeisimmistä syistä, miksi kasvava yrittäjä siirtyy osakeyhtiöön. Vaihtaminen ei kuitenkaan ole aina automaattisesti kannattavaa: se riippuu luvuista ja tilanteestasi.
Yritysmuodon voi tarkistaa ja virallisesti rekisteröidä PRH:n ja Verohallinnon yhteisessä YTJ-palvelussa (ytj.fi). Päätöstä ei kannata tehdä mutulla: pyydä asiantuntija laskemaan, missä vaiheessa vaihto kannattaa juuri sinun kohdallasi. Lue lisää artikkelistamme milloin ja miksi kannattaa vaihtaa toiminimestä osakeyhtiöksi.
Tämä artikkeli on yleistä tietoa, ei henkilökohtaista vero- tai lakineuvontaa.
Pidetään toiminimesi kirjanpito kunnossa
Olitpa juuri perustanut toiminimen tai harkitset jo seuraavaa askelta osakeyhtiöön, sinun ei tarvitse ratkoa kirjanpidon pulmia yksin. Relion on täyden palvelun tilitoimisto, joka hoitaa yrityksesi taloushallinnon, palkanlaskennan, järjestelmät, HR:n ja lakiasiat saman katon alta. Saat oman vastuuhenkilön, joka tuntee yrityksesi ja puhuu selkeää suomea. Asiakkaamme antavat meille keskimäärin arvosanan 8,9, ja osa heistä on ollut mukana yrityksen perustamisesta asti.
Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, miten toiminimesi kirjanpito hoituu vaivattomimmin.
📞 Asiakaspalvelu: info@relion.fi | 010 2818 400 (ma–pe 8–16)
Myynti: Kari Kinnunen | kari.kinnunen@relion.fi | 050 911 0313
Usein kysytyt kysymykset
Onko toiminimen pakko pitää kirjanpitoa?
Kyllä. Jokainen toiminimiyrittäjä eli liikkeen- ja ammatinharjoittaja on kirjanpitolain mukaan kirjanpitovelvollinen heti toiminnan alkaessa. Velvollisuus koskee kaikkia toiminimiä riippumatta liikevaihdon koosta. Kevein muoto on yhdenkertainen kirjanpito, mutta jonkinlaista kirjanpitoa on aina pidettävä, ja jokaisesta tapahtumasta on oltava tosite.
Riittääkö toiminimelle yhdenkertainen kirjanpito?
Usein riittää, jos sekä päättyneenä että edeltävänä tilikautena on ylittynyt enintään yksi kolmesta kokorajasta: taseen loppusumma 100 000 euroa, liikevaihto 200 000 euroa tai keskimäärin yli kolme työntekijää. Kun vähintään kaksi näistä rajoista ylittyy, kahdenkertainen kirjanpito tulee pakolliseksi. Epävarmassa tilanteessa kannattaa kysyä asiantuntijalta tai siirtyä suoraan kahdenkertaiseen.
Voinko hoitaa toiminimen kirjanpidon itse?
Voit. Pienellä toiminimellä, jolla on vähän tapahtumia ja yhdenkertainen kirjanpito, itse tekeminen onnistuu hyvin sähköisellä ohjelmistolla. Vastuu virheistä ja unohtuneista vähennyksistä on kuitenkin sinulla. Kun tapahtumia kertyy enemmän, moni huomaa, että ammattilaisen apu maksaa itsensä takaisin ajansäästönä ja oikein tehtyinä vähennyksinä.
Mitä kirjanpitoaineistoa toiminimen pitää säilyttää ja kuinka kauan?
Säilytä myyntilaskut, ostolaskut, kuitit, tiliotteet, tilinpäätös ja verotukseen liittyvät asiakirjat. Tositteet ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyi, ja kirjanpitokirjat vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Sähköisessä taloushallinnossa aineisto arkistoituu automaattisesti, joten säilytys hoituu lähes itsestään.
Mitä toiminimen kirjanpito maksaa?
Hinta riippuu tapahtumien määrästä, kirjanpidon laajuudesta ja siitä, hoidatko osan itse. Emme esitä keksittyjä euromääriä, vaan teemme sinulle selkeän hinta-arvion ilman arvailuja. Ota yhteyttä, niin kerromme, mitä juuri sinun toiminimesi kirjanpito Relionilla maksaisi, läpinäkyvästi ja oman tarpeesi mukaan.
Miten toiminimen tulos verotetaan?
Toiminimen tulos lisätään henkilökohtaiseen verotukseesi ja jaetaan ansio- ja pääomatuloon. Verotat siis koko tuloksen sinä vuonna, kun se syntyy, riippumatta siitä, nostatko rahat itsellesi. Kun tulos kasvaa, ansiotulon progressio voi tehdä osakeyhtiöstä verotuksellisesti edullisemman vaihtoehdon. Tarkemmat ohjeet löytyvät vero.fi-sivustolta.
Milloin toiminimi kannattaa muuttaa osakeyhtiöksi?
Vaihtoa kannattaa harkita, kun tulos kasvaa selvästi, ansiotuloveron progressio alkaa purra, tarvitset rahoitusta tai investointeja, tai haluat suojata henkilökohtaisen omaisuutesi yritystoiminnan riskeiltä. Päätös kannattaa perustaa laskelmiin, ei mutuun. Autamme mielellämme arvioimaan, missä vaiheessa vaihto on sinulle järkevää.
Tarvitsenko erillisen pankkitilin toiminimelle?
Laki ei aina vaadi erillistä pankkitiliä toiminimelle, mutta se on vahvasti suositeltavaa. Erillinen tili pitää yritystoiminnan ja yksityistalouden rahaliikenteen erillään, mikä helpottaa kirjanpitoa, selkeyttää tositteita ja vähentää virheitä. Käytännössä se tekee koko kirjanpidosta huomattavasti sujuvampaa ja säästää sinun ja kirjanpitäjäsi aikaa.
