Jos olet juuri perustanut yrityksen tai harkitset toiminimen perustamista, olet todennäköisesti törmännyt termiin kahdenkertainen kirjanpito ja jäänyt miettimään, mitä se oikeastaan tarkoittaa ja koskeeko se sinua. Kyse on kahdesta eri tavasta pitää kirjaa rahan liikkeistä: yhdenkertainen merkitsee vain tulot ja menot, kahdenkertainen kirjaa jokaisen tapahtuman kahdelle tilille. Ero kuulostaa pieneltä, mutta se ratkaisee, kuinka tarkan kuvan saat yrityksesi taloudesta.
Tässä artikkelissa selitämme eron selkeästi, näytämme konkreettisen kirjausesimerkin, avaamme käsitteet debet ja kredit ja kerromme, milloin kahdenkertainen kirjanpito on pakollinen.
Mitä eroa on eri kirjanpitotavoilla?
Yhdenkertaisessa kirjanpidossa kirjataan vain rahan liikkeet eli tulot ja menot sitä mukaa kun raha vaihtaa omistajaa. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen liiketapahtuma merkitään kahdelle tilille: mihin raha meni (debet) ja mistä se tuli (kredit). Näin syntyy aina tase ja tuloslaskelma: täydellinen kuva yrityksen varoista, veloista ja tuloksesta.
Yhdenkertainen kirjanpito on tavallaan kuin kotitalouden kassakirja: listaat, paljonko tuli sisään ja paljonko meni ulos, ja erotus on tulos. Se on yksinkertainen, mutta se ei kerro, paljonko yrityksellä on velkaa, paljonko asiakkaat ovat sille velkaa tai mikä on kaluston arvo. Kahdenkertainen kirjanpito vastaa kaikkiin näihin kysymyksiin, koska se seuraa rahan lisäksi myös omaisuutta, velkoja ja omaa pääomaa.
Toinen olennainen ero liittyy ajoitukseen. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa tapahtuma kirjataan, kun raha liikkuu (maksuperuste). Kahdenkertainen mahdollistaa myös sen, että tulot ja menot kohdistetaan oikealle kaudelle silloin kun ne syntyvät (suoriteperuste), eli silloin kun lasku lähtee tai saapuu, ei vasta kun se maksetaan. Tämä antaa tarkemman kuvan yrityksen todellisesta kannattavuudesta. Termi kaksinkertainen kirjanpito tarkoittaa muuten täsmälleen samaa kuin kahdenkertainen; molemmat ovat käytössä, mutta kahdenkertainen on virallisempi muoto.
Miksi erolla sitten on väliä juuri sinulle? Käytännön merkitys näkyy heti, kun yrität tehdä päätöksiä lukujen perusteella. Kuvittele, että haluat tietää, kannattaako yrityksesi toiminta. Yhdenkertainen kirjanpito kertoo, että tilille tuli vaikkapa 50 000 euroa ja sieltä lähti 40 000 euroa. Se ei kuitenkaan kerro, että asiakkaat ovat sinulle vielä velkaa 8 000 euroa maksamattomina laskuina tai että sinulla on erääntymässä 5 000 euron ostovelka. Kahdenkertainen kirjanpito näyttää nämäkin, jolloin tiedät yrityksesi todellisen tilanteen etkä vain pankkitilin saldoa tietyllä hetkellä.
Ero korostuu erityisesti kasvuvaiheessa. Kun yritys alkaa investoida, palkata ja varastoida, pelkkä rahan liikkeiden seuraaminen antaa helposti väärän kuvan. Voit esimerkiksi tehdä erinomaista tulosta mutta silti olla rahapulassa, koska raha on kiinni varastossa ja saamisissa. Vain kahdenkertainen kirjanpito tuo tämän eron näkyviin, ja juuri siksi se on paitsi useimmille pakollinen, myös käytännössä ainoa tapa johtaa yritystä tiedolla.
Mikä kirjanpitomalli sopii minulle?
Tämä on se kysymys, joka useimpia askarruttaa: kumpi minun pitää valita? Hyvä uutinen on, että valinnanvaraa on yleensä vähemmän kuin luulisi: kirjanpitolaki määrää pitkälti, kumpaa tapaa käytetään. Lähtökohta on, että lähes kaikki yritykset pitävät kahdenkertaista kirjanpitoa, ja yhdenkertainen on vain pienen rajatun joukon mahdollisuus.
Yhdenkertainen sopii vain pienelle luonnolliselle henkilölle
Yhdenkertaista kirjanpitoa saa pitää vain luonnollinen henkilö, joka harjoittaa ammatti- tai liiketoimintaa omissa nimissään: ammatinharjoittaja tai liikkeenharjoittaja (toiminimi). Oikeus riippuu kuitenkin yrityksen koosta, ei siitä, kutsutaanko toimintaa ammatin- vai liikkeenharjoittamiseksi. Kirjanpitolain (1336/1997) 1 luvun 1 a §:n mukaan yhdenkertainen kirjanpito riittää, jos sekä päättyneenä että sitä edeltäneellä tilikaudella on ylittynyt enintään yksi seuraavista rajoista:
- Taseen loppusumma yli 100 000 euroa.
- Liikevaihto tai vastaava tuotto yli 200 000 euroa.
- Palveluksessa keskimäärin yli kolme henkilöä.
Jos vähintään kaksi näistä kolmesta rajasta ylittyy molempina tilikausina, kahdenkertainen kirjanpito muuttuu pakolliseksi. Käytännössä tämä tarkoittaa, että yhdenkertainen sopii lähinnä hyvin pienelle, kevyelle toiminnalle: esimerkiksi sivutoimiselle konsultille tai kouluttajalle, jonka liikevaihto ja henkilöstömäärä pysyvät selvästi rajojen alapuolella.
Käytännössä moni ammatin- tai liikkeenharjoittajakin valitsee silti kahdenkertaisen kirjanpidon, vaikka kokorajat eivät ylittyisikään, koska se antaa paremman kuvan toiminnasta ja helpottaa esimerkiksi rahoituksen hakemista tai myöhempää yhtiömuodon muutosta.
Kahdenkertainen koskee lähes kaikkia
Kahdenkertainen kirjanpito on pakollinen kaikille yhtiömuodoille kokorajoista riippumatta: osakeyhtiöille, avoimille yhtiöille, kommandiittiyhtiöille ja osuuskunnille. Myös ammatin- tai liikkeenharjoittaja siirtyy kahdenkertaiseen kirjanpitoon heti, kun vähintään kaksi kolmesta kokorajasta ylittyy sekä päättyneenä että edeltävänä tilikautena. Toiminimen kirjanpidon erityispiirteistä kerromme tarkemmin artikkelissamme toiminimen kirjanpidosta.
Esimerkki: kasvava toiminta ylittää kokorajat.
Tilanne. Aloittava parturi-kampaamoyrittäjä kysyi meiltä, riittäisikö hänelle yksinkertainen tulot-menot-seuranta toiminimellä. Aluksi liikevaihto ja henkilöstömäärä olivat pieniä, joten yhdenkertainen kirjanpito riitti.
Ratkaisu. Kun liike alkoi kasvaa, hän hankki kalustoa, otti varastoon myytäviä hiustuotteita ja palkkasi ensimmäisen työntekijän. Seurasimme yhdessä, milloin kokorajat, taseen loppusumma, liikevaihto ja henkilöstömäärä, olivat vaarassa ylittyä. Kun useampi raja ylittyi, siirsimme kirjanpidon kahdenkertaiseksi ja rakensimme Netvisoriin reaaliaikaisen näkymän kaluston arvoon, varastoon ja maksuvalmiuteen.
Lopputulos. Yrittäjä näki yhdellä silmäyksellä, paljonko kassassa oikeasti oli pelivaraa seuraaviin hankintoihin ja palkkoihin, ja siirtymä kahdenkertaiseen kirjanpitoon hoitui ajoissa ilman jälkikäteistä oikaisua.
Esimerkki kirjauksesta
Konkreettinen esimerkki tekee eron näkyväksi. Otetaan tilanne, jossa yritys ostaa kannettavan tietokoneen 1 000 eurolla ja maksaa sen pankkitililtä (jätetään arvonlisävero tässä yksinkertaisuuden vuoksi pois).
Yhdenkertainen kirjanpito merkitsisi vain yhden rivin: meno 1 000 euroa, selite ”tietokone”. Kassasta lähti tuhat euroa, siinä kaikki. Kirjanpito ei kerro, että rahan tilalle tuli omaisuutta, jolla on edelleen arvoa.
Kahdenkertainen kirjanpito kirjaa saman tapahtuman kahdelle tilille samanaikaisesti:
| Tili | Debet | Kredit |
| Kalusto (tase, omaisuus kasvaa) | 1 000 € | |
| Pankkitili (tase, raha vähenee) | 1 000 € |
Huomaa, että debet ja kredit ovat aina yhtä suuret: tässä molemmat 1 000 euroa. Kirjaus kertoo kaksi asiaa yhdellä kertaa: pankkitililtä lähti 1 000 euroa (kredit) ja tilalle tuli kalustoa 1 000 euron arvosta (debet). Kun kuukauden lopussa katsot tasetta, näet yhä, että yrityksellä on tietokone omaisuutena, vaikka raha onkin poissa tililtä. Juuri tämä tekee kahdenkertaisesta kirjanpidosta niin paljon informatiivisemman.
Otetaan vielä toinen esimerkki, tällä kertaa myynnistä. Yritys myy palvelun 2 000 eurolla ja asiakas maksaa laskun pankkitilille (jälleen ilman arvonlisäveroa selkeyden vuoksi). Yhdenkertaisessa kirjanpidossa kirjataan vain yksi rivi: tulo 2 000 euroa. Kahdenkertaisessa sama tapahtuma jakautuu jälleen kahdelle tilille:
| Tili | Debet | Kredit |
| Pankkitili (tase, raha kasvaa) | 2 000 € | |
| Myyntitulot (tuloslaskelma, tuotto syntyy) | 2 000 € |
Nyt debet on pankkitilillä, koska raha tuli sinne, ja kredit on myyntituloissa, koska tuotto syntyi myynnistä. Tämä kuvaa hyvin debet- ja kredit-logiikan kääntöpuolet: ostossa raha lähti pankista (kredit pankki), myynnissä raha tuli pankkiin (debet pankki). Sama tili voi siis olla milloin debet-, milloin kredit-puolella sen mukaan, kasvaako vai väheneekö sen saldo. Kun nämä kirjaukset kertyvät tilikauden ajalta, niistä muodostuu automaattisesti sekä tuloslaskelma (myynnit miinus kulut = tulos) että tase (omaisuus, velat ja oma pääoma).
Tässä on hyvä huomata yksi asia, joka usein helpottaa: tilejä on valmiina kokonainen tilikartta, eikä yrittäjän tarvitse keksiä niitä itse. Kirjanpitäjä tai taloushallinto-ohjelmisto ohjaa tapahtumat oikeille tileille, ja sinä näet lopputuloksen selkeinä raportteina. Esimerkit ovat tässä siksi, että ymmärrät, mitä konepellin alla tapahtuu, ei siksi, että sinun pitäisi tehdä kirjaukset käsin.
Debet ja kredit
Moni yrittäjä jännittää juuri näitä kahta sanaa, mutta idea on lopulta yksinkertainen. Debet ja kredit ovat vain kirjanpidon kaksi puolta, joille jokainen tapahtuma jaetaan. Debet on tilin vasen puoli ja kredit oikea puoli. Nimet tulevat latinasta eivätkä itsessään tarkoita ”plussaa” tai ”miinusta”.
Helpoin tapa muistaa logiikka on ajatella rahan kulkua: debet kertoo, mihin raha tai sen arvo meni, ja kredit kertoo, mistä se tuli. Kun maksat ostolaskun pankista, raha tulee pankkitililtä (kredit pankki) ja menee kuluksi tai omaisuudeksi (debet kulu/omaisuus). Kun asiakas maksaa sinulle, raha tulee myynnistä (kredit myynti) ja menee pankkitilillesi (debet pankki).
Tärkein sääntö on tasapaino: jokaisessa kirjauksessa debetin ja kreditin summan on oltava yhtä suuret. Tästä koko menetelmä on saanut nimensä: jokainen tapahtuma kirjataan kahteen kertaan, kahdelle eri tilille. Jos summat eivät täsmää, kirjanpidossa on virhe.
Tässä yksinkertainen muistisääntö, joka auttaa hahmottamaan, kummalle puolelle mikäkin menee:
- Kun rahaa tai omaisuutta tulee yritykselle (pankkiin, kassaan, kalustoksi, varastoon) → se kirjataan debetiin.
- Kun rahaa tai arvoa lähtee tai syntyy tuottoa (myynti, otettu laina, maksettu velka kreditoi vastatilin) → vastapuoli kirjataan kreditiin.
- Kulut (vuokra, ostot, palkat) ovat debet-puolella, koska niihin ”kuluu” rahaa; tuotot (myynnit) ovat kredit-puolella.
Käytännössä nykyaikainen taloushallinto-ohjelmisto, kuten Netvisor, hoitaa suuren osan tästä automaattisesti, ja kirjanpitäjä varmistaa, että tapahtumat menevät oikeille tileille. Sinun ei siis tarvitse osata debet-kredit-logiikkaa ulkoa pyörittääksesi yritystä: riittää, että ymmärrät pääpiirteet ja annat ammattilaisen hoitaa loput. Olemme Netvisor Premium Plus Partner, ja perehdytämme tarvittaessa myös sinut järjestelmään selkeällä suomen kielellä, jos haluat seurata lukuja itse.
Vertailutaulukko: yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito
Alla on tiivis vertailu, joka kokoaa olennaisimmat erot yhteen näkymään.
| Yhdenkertainen kirjanpito | Kahdenkertainen kirjanpito | |
| Mitä kirjataan | Vain tulot ja menot (rahan liike) | Jokainen tapahtuma kahdelle tilille (debet ja kredit) |
| Lopputuote | Tulot-menot-erittely | Tuloslaskelma ja tase |
| Näkyykö velat ja omaisuus | Ei | Kyllä |
| Ajoitus | Maksuperuste | Maksu- tai suoriteperuste |
| Kenelle sallittu | Ammatin- tai liikkeenharjoittaja kokorajojen alle | Kaikki yhtiömuodot; ammatin- tai liikkeenharjoittaja kokorajojen ylittyessä |
| Soveltuu kasvuun | Heikosti | Hyvin |
Milloin kahdenkertainen on pakollinen
Pääsääntö on selkeä: kahdenkertainen kirjanpito on pakollinen kaikille kirjanpitovelvollisille, paitsi pienelle ammatin- tai liikkeenharjoittajalle, joka saa halutessaan pitää yhdenkertaista kirjanpitoa kirjanpitolain (1336/1997) 1 luvun 1 a §:n kokorajojen puitteissa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kahdenkertainen koskee aina, kun:
- yritysmuoto on osakeyhtiö, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö tai osuuskunta
- olet ammatin- tai liikkeenharjoittaja ja vähintään kaksi kolmesta kokorajasta (taseen loppusumma 100 000 €, liikevaihto 200 000 € tai keskimäärin yli kolme työntekijää) ylittyy sekä päättyneenä että edeltävänä tilikautena
- toimintaan liittyy esimerkiksi merkittävää varastoa, vaihto-omaisuutta tai useampi palkattu työntekijä, jolloin kokorajat ylittyvät helposti
Velvollisuus perustuu kirjanpitolakiin, joka määrittelee kirjanpitovelvollisuuden ja sen, ketkä saavat poiketa kahdenkertaisesta kirjanpidosta. Ajantasaiset säännökset löydät kirjanpitolaista Finlexistä ja käytännön ohjeita Verohallinnon sivuilta sekä alan etujärjestön Taloushallintoliiton sivustolta. On hyvä huomata, että vaikka olisit oikeutettu yhdenkertaiseen kirjanpitoon, kokorajat voivat ylittyä huomaamatta toiminnan kasvaessa, ja silloin siirtyminen kahdenkertaiseen kirjanpitoon on pakollista.
Tässä piileekin yleisin sudenkuoppa: yrittäjä luulee selviävänsä kassakirjalla, vaikka kokorajat ovat jo ylittyneet, tai ei huomaa, kun ne ylittyvät kesken tilikauden. Jos olet epävarma, kannattaa kysyä ammattilaiselta ennen ensimmäistä tilikautta. Väärin valittu kirjanpitotapa joudutaan oikaisemaan jälkikäteen, mikä teettää turhaa työtä.
Kannattaa myös muistaa, että vaikka yhdenkertainen kirjanpito olisi sallittu, se ei tarkoita vapautusta huolellisuudesta. Myös yhdenkertaisessa kirjanpidossa on noudatettava hyvää kirjanpitotapaa, säilytettävä tositteet ja eroteltava yrityksen rahaliikenne omasta taloudesta. Lain mukainen kirjanpito on siis vaatimus riippumatta siitä, kumpaa tapaa pidät: ero on vain siinä, kuinka kattavan kuvan kirjanpito antaa. Useimmissa tapauksissa kahdenkertainen kirjanpito on lopulta sekä pakollinen että yrittäjän oman edun mukainen: se on perusta tilinpäätökselle, verotukselle ja sille, että tiedät jatkuvasti, missä yrityksesi taloudellisesti menee.
Tämä artikkeli on yleistä tietoa, ei henkilökohtaista vero- tai lakineuvontaa.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tarkoittaa kahdenkertainen kirjanpito?
Kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa, että jokainen liiketapahtuma kirjataan kahdelle tilille: debetiin ja kreditiin. Toinen kertoo, mihin raha tai sen arvo meni, ja toinen, mistä se tuli. Näin syntyy aina sekä tuloslaskelma että tase, jotka antavat täydellisen kuvan yrityksen tuloksesta, varoista ja veloista.
Mikä on ero yhdenkertaisen ja kahdenkertaisen kirjanpidon välillä?
Yhdenkertaisessa kirjanpidossa seurataan vain tuloja ja menoja eli rahan liikkeitä. Kahdenkertaisessa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille, jolloin näkyvät myös velat, omaisuus ja oma pääoma. Yhdenkertainen kertoo, paljonko rahaa liikkui; kahdenkertainen kertoo lisäksi, mikä on yrityksen koko taloudellinen tilanne. Lisäksi vain kahdenkertaisesta kirjanpidosta saadaan suoraan sekä tase että tuloslaskelma.
Onko kaksinkertainen kirjanpito sama asia kuin kahdenkertainen?
Kyllä. Kaksinkertainen ja kahdenkertainen kirjanpito tarkoittavat täsmälleen samaa menetelmää, jossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille. Kahdenkertainen on virallisempi ja yleisemmin käytetty termi, mutta molemmat viittaavat samaan asiaan: nimi tulee siitä, että kirjaus tehdään kahteen kertaan. Voit siis käyttää kumpaa termiä tahansa, mutta kirjanpidossa ja laissa puhutaan kahdenkertaisesta kirjanpidosta.
Mitä debet ja kredit tarkoittavat?
Debet ja kredit ovat kirjanpidon kaksi puolta. Debet on tilin vasen puoli ja kredit oikea. Yksinkertaisesti debet kertoo, mihin raha tai sen arvo meni, ja kredit, mistä se tuli. Jokaisessa kirjauksessa debetin ja kreditin on oltava yhtä suuret, jolloin kirjanpito pysyy tasapainossa.
Kuka saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa?
Yhdenkertaista kirjanpitoa saa pitää ammatin- tai liikkeenharjoittaja, jos sekä päättyneenä että edeltävänä tilikautena on ylittynyt enintään yksi kolmesta kokorajasta: taseen loppusumma 100 000 euroa, liikevaihto 200 000 euroa tai keskimäärin yli kolme työntekijää. Kaikki yhtiömuodot, kuten osakeyhtiö, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö ja osuuskunta, ovat aina kahdenkertaisen kirjanpidon piirissä kokorajoista riippumatta.
Onko osakeyhtiöllä aina kahdenkertainen kirjanpito?
Kyllä. Osakeyhtiön on aina pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa kirjanpitolain mukaan: yhdenkertainen ei ole sille mahdollinen. Sama koskee avoimia yhtiöitä, kommandiittiyhtiöitä ja osuuskuntia. Tämä varmistaa, että yhtiöstä saadaan aina tuloslaskelma ja tase tilinpäätökseen, jonka osakeyhtiö on velvollinen myös rekisteröimään. Käytännössä osakeyhtiön kirjanpito kannattaakin antaa ammattilaisen hoidettavaksi.
Voinko vaihtaa yhdenkertaisesta kahdenkertaiseen kirjanpitoon?
Kyllä, ja usein se on jopa pakollista, kun kokorajat ylittyvät toiminnan kasvaessa. Vaihto kannattaa tehdä hallitusti tilikauden vaihtuessa ja mielellään asiantuntijan kanssa, jotta aloittavat saldot ja tase saadaan oikein. Me autamme siirtymässä, jotta mikään ei jää roikkumaan ja kirjanpito jatkuu katkeamatta.
Tarvitsenko kirjanpitäjän, jos pidän yhdenkertaista kirjanpitoa?
Et ole pakotettu, mutta se on usein järkevää. Vaikka yhdenkertainen kirjanpito on yksinkertaisempaa, myös sen on oltava lain mukaista ja tositteiden kunnossa. Ammattilainen varmistaa, että teet asiat oikein ja että huomaat ajoissa, jos kokorajat ovat ylittymässä. Näin vältät jälkikäteen tehtävät oikaisut ja saat samalla neuvoja oman talouden hahmottamiseen.
