Kirjanpidon ulkoistaminen tarkoittaa sitä, että annat yrityksesi kirjanpidon ja taloushallinnon ammattilaisen hoidettavaksi sen sijaan, että sitoisit siihen omaa tai henkilöstösi työaikaa. Useimmille kasvuyrityksille se on yksi kannattavimmista päätöksistä koko yrityksen elinkaaressa: kun numerot ovat osaavissa käsissä, sinulle jää aikaa siihen, minkä osaat parhaiten.
Tässä artikkelissa käymme läpi selkeästi, mitä ulkoistaminen käytännössä tarkoittaa, milloin se on ajankohtaista, mitä kannattaa antaa kumppanille ja mitä pitää itsellä, miten siirto sujuu ja mitä se maksaa. Tarkemman hinta-arvion ja kustannustekijät löydät artikkelistamme kirjanpidon hinta.
Relion on vuonna 2019 perustettu täyden palvelun tilitoimisto. Asiakastyytyväisyytemme on 8,9 / 10, NPS-lukumme on 76, ja meihin luottaa yli 600 yritystä ja säätiötä. Hoidamme koko taloushallinnon tai yksittäiset osat oman vastuuhenkilön johdolla kiinteällä kuukausihinnalla.
Tee mitä teet. Me pidämme kirjaa.
Mitä kirjanpidon ulkoistaminen tarkoittaa?
Kun ulkoistat kirjanpitosi, siirrät kirjanpidon, tilinpäätöksen ja muun taloushallinnon työn ulkopuolisen tilitoimiston hoidettavaksi. Käytännössä yrityksesi saa kumppanin, joka kirjaa tositteet, täsmäyttää tilit, hoitaa arvonlisävero- ja muut ilmoitukset ja laatii tilinpäätöksen. Sinun ei tarvitse osata kirjanpitolakia tai muistaa määräaikoja.
Ulkoistus voi olla täyttä tai osittaista, ja moni yrittäjä löytää oman tasapainonsa vasta ajan kanssa. Osa antaa koko taloushallinnon kumppanin vastuulle heti alusta lähtien, osa pitää aluksi vaikkapa laskutuksen itsellään ja ulkoistaa loput. Sähköinen taloushallinto tekee kummastakin mallista sujuvan, sillä aineisto liikkuu järjestelmässä reaaliaikaisesti. Näet yrityksesi tilanteen jatkuvasti, viikko toisensa perään, sen sijaan että odottaisit tilinpäätöksen valmistumista.
Taloushallinnon ulkoistaminen on Suomessa yrittäjien yleisin tapa hoitaa kirjanpito. Alan ammattilaisia ja auktorisoituja tilitoimistoja edustaa Taloushallintoliitto, jonka jäsenyys ja KLT-tutkinto kertovat osaamisen tasosta.
Yleisimmät tilanteet ennen kirjanpidon ulkoistamista
Moni yrittäjä tunnistaa itsensä samoista tilanteista juuri ennen ulkoistamispäätöstä. Tässä muutama esimerkki siitä, miltä arki näyttää ennen ja jälkeen.
| Näin moni yrittäjä kuvaa tilannettaan | Näin se menee, kun kirjanpito on ulkoistettu |
|---|---|
| ”En ymmärrä, miten meillä oikeasti menee.” | Saat kuukausiraportit selkokielellä, ihmiseltä joka selittää ne auki. |
| ”Pelkään, että jokin ilmoitus myöhästyy.” | Määräaikoja seuraa ammattilainen, ei muistilappu. |
| ”Kaikki on yhden ihmisen varassa.” | Taustalla on tiimi, ei yksi henkilö. |
| ”En pysy enää kärryillä, mitä pitäisi tehdä eri tavalla kuin ennen.” | Muuttuvat lait ja säädökset seurataan puolestasi, ja saat tiedon muutoksista ajoissa. |
Jos tunnistit itsesi taulukon vasemmalta puolelta edes yhden kerran, ulkoistaminen kannattaa vähintään laskea auki.
Milloin ulkoistaminen on ajankohtaista?
Kirjanpidon ulkoistamisen tarve syntyy tyypillisesti kasvun myötä. Kun liikevaihto nousee, palkattua väkeä tulee lisää ja toiminta monimutkaistuu, kirjanpidostakin tulee huomaamatta vaativampaa kuin yrityksen alkuvaiheessa. Myös Suomen Yrittäjät muistuttaa, että kirjanpito kannattaa antaa ammattilaiselle viimeistään silloin, kun oma aika kuluu rutiineihin olennaisen tekemisen sijasta.
Moni huomaa myös, että arvonlisävero, jaksotukset ja poistot alkavat vaatia sellaista erikoisosaamista, jota kasvavalla osakeyhtiöllä ei aina ole valmiina talossa, jolloin virheen mahdollisuus alkaa painaa mieltä. Joskus taas syynä on se, että oma talousihminen on jäämässä pois eikä tilalle löydy helposti uutta osaajaa. Jos taas nykyinen tilitoimisto ei enää vastaa puhelimeen tai palvele riittävästi, kyse ei ole ensimmäisestä ulkoistamisesta vaan kumppanin vaihtamisesta, ja silloin kannattaa lukea, miten tilitoimiston vaihtaminen sujuu käytännössä.
Jos tunnistit tarinasta edes palasen, on hyvä hetki pyytää maksuton kartoitus. Ulkoistaminen sopii erityisesti kasvavalle osakeyhtiölle, jonka taloushallinnosta on tulossa liian iso urakka hoidettavaksi sivutoimisesti.
Vinkki: Älä odota tilikauden loppuun. Mitä aiemmin otat yhteyttä, sitä vähemmän ehtii kertyä selvitettävää, ja sitä nopeammin saat ensimmäiset kunnolliset raportit käteesi.
Ulkoistamisen hyödyt yritykselle
Ulkoistamisen suurin hyöty on harvoin pelkkä kustannus. Kun kirjanpito siirtyy ammattilaiselle, ensimmäinen asia jonka huomaat on aika: tositteiden, ilmoitusten ja tilinpäätöksen tekemisen sijaan käytät päiväsi myyntiin, asiakkaisiin ja kasvuun. Samalla virheiden ja sanktioiden riski pienenee, koska ammattilainen tuntee kirjanpitolain ja Verohallinnon velvoitteet ja huolehtii siitä, että ilmoitukset lähtevät oikein ja ajallaan.
Sähköinen taloushallinto tuo mukanaan vielä yhden edun: näet kassan, myynnin ja tuloksen heti, ja voit tehdä päätöksiä tuoreiden lukujen perusteella. Toiminta ei myöskään ole enää yhden ihmisen varassa, sillä ulkoistettu taloushallinto kestää paremmin sen, että joku sairastuu tai vaihtaa työpaikkaa. Parhaassa tapauksessa saat vielä enemmän kuin kirjaajan: hyvä kirjanpitäjä sparraa ja auttaa ymmärtämään, mitä luvut tarkoittavat juuri sinun yrityksesi arjessa.
Lopuksi kulut muuttuvat ennakoitaviksi. Kiinteä kuukausihinta kertoo etukäteen, mitä taloushallinto maksaa, ilman tuntilaskutusta tai yllätyslaskuja.
Esimerkki: hoiva-alan konserni ulkoisti koko taloushallinnon
Tilanne. Foibe Oy on hoiva- ja asumispalvelujen konserni. ”Meillä on töissä noin 130 henkilöä, joten yksinomaan palkanlaskenta vaati aiemmin huomattavan oman työpanoksen”, kertoo Timo Leivo.
Ratkaisu. Foibe ulkoisti koko konsernin talous- ja palkkahallinnon Relionille ja siirtyi aiemmasta ohjelmasta Netvisorin käyttäjäksi. Esihenkilöt perehdytettiin järjestelmän käyttöön.
Lopputulos. Aika siirtyi rutiineista johtamiseen: ”Relion hoitaa toimintamme perusrutiinit ammattitaidolla, joten voimme itse keskittyä raportointiin, tiedon hyväksikäyttöön ja asioiden kehittämiseen.”
Lue lisää asiakkaidemme kokemuksia →
Mitä kannattaa ulkoistaa ja mitä pitää itsellä?
Tämä on kohta, jonka moni opas sivuuttaa, vaikka juuri tässä ratkeaa, tuntuuko ulkoistaminen turvalliselta vai pelottavalta. Hyvä ulkoistus on ennen kaikkea työnjako: sovitte yhdessä kumppanin kanssa, mitkä tehtävät siirtyvät hänelle ja mitkä jäävät sinulle, jotta mikään ei putoa vahingossa kummankaan vastuulta.
| Kannattaa ulkoistaa (asiantuntijatyö ja vastuu) | Kannattaa usein pitää itsellä (lähellä liiketoimintaa) |
| Juokseva kirjanpito ja tilien täsmäytys | Myyntilaskutus ja saatavien seuranta. |
| Arvonlisävero- ja muut veroilmoitukset | Ostolaskujen hyväksyntä ja maksaminen |
| Tilinpäätös ja veroilmoitus | Kassan ja budjetin päivittäinen seuranta |
| Palkanlaskenta ja siihen liittyvät ilmoitukset | Liiketoimintapäätökset: kumppani tuottaa tiedon, päätökset teet sinä |
| Viranomaisraportointi ja määräaikojen seuranta | Asiakas- ja hinnoittelupäätökset |
Hyvä tilitoimisto auttaa löytämään juuri sinun yrityksellesi sopivan jaon. Kun vastuut on sovittu selkeästi etukäteen, et jää arvailemaan kesken vuoden, kuuluuko jokin asia sinulle vai kumppanille.
Koko taloushallinto vai osa?
Ulkoistamisen laajuus on aina sinun valintasi, ja moni aloittaa kapeasti ja laajentaa vasta, kun luottamus on ehtinyt kasvaa. Kevyimmillään ulkoistat vain juoksevan kirjanpidon ja tilinpäätöksen. Laajimmillaan taas jätät kumppanille koko talouden ohjauksen: raportoinnin, ennusteet ja talouden johtamisen tuen. Tämä on usein paras ratkaisu kasvavalle yritykselle, jolla ei vielä ole tarvetta omaan talouspäällikköön mutta joka kaipaa sen tason osaamista. Relionilla tämä kulkee nimellä liiketoiminnan kehittäminen.
Kun taloushallinto ja kirjanpito, palkanlaskenta, järjestelmät, HR ja lakipalvelut tulevat saman katon alta, sama tuttu kumppani tuntee tilanteesi jo valmiiksi. Et joudu selittämään asioita moneen kertaan eri tahoille.
Yksi kumppani. Koko talous hallinnassa.
Näin ulkoistaminen etenee
Moni lykkää ulkoistamista, koska luulee siirtoa isoksi projektiksi. Käytännössä se on suoraviivaista, koska me hoidamme suurimman osan puolestasi.
Vaihe 1: Maksuton kartoitus ja hinta-arvio
Otat yhteyttä, ja keskustelemme yrityksesi tilanteesta: toimiala, koko, nykyiset järjestelmät ja se, mitä haluat ulkoistaa. Saat selkeän tarjouksen ja kiinteän kuukausihinnan. Kartoitus kestää noin 30 minuuttia eikä maksa mitään.
Vaihe 2: Aineiston siirto ja perehdytys
Sovimme oman vastuuhenkilösi ja siirrämme aineiston nykyisestä järjestelmästä tai edelliseltä tilitoimistolta. Hoidamme tiedonsiirron ja tarvittaessa sähköisen taloushallinnon käyttöönoton.
Vaihe 3: Kirjanpito pyörii, sinä saat raportit
Tämän jälkeen kirjanpito hoituu sovitusti, ilmoitukset lähtevät ajallaan ja saat ajantasaiset kuukausiraportit selkokielellä. Oma vastuuhenkilösi vastaa suoraan, kun sinulla on kysyttävää: saat aina saman tutun äänen puhelimeen.
Mitä ulkoistaminen maksaa?
Kirjanpidon ulkoistamisen hinta määräytyy yrityksesi mukaan: liikevaihto, ostolaskujen ja yrityksen korttiostojen kuittien määrät, palkkojen määrä sekä se, kuinka laajasti ulkoistat. Sähköisessä taloushallinnossa tositteiden ja vientien määrä ei sinänsä ole oleellista hinnoittelun kannalta, vaan hinta kasvaa yrityksen mukana: mitä enemmän liikevaihtoa, tapahtumia ja palkkoja, sitä laajempi kokonaisuus taloushallinnosta muodostuu.
Meiltä saat taloushallinnon kiinteällä kuukausihinnalla. Laskuun ei ilmesty yllätyksiä yksittäisistä puheluista tai ylimääräisistä tunneista. Läpinäkyvyys on meille tärkeämpää kuin kilpailu halvimmalla hinnalla, ja useimmiten ulkoistaminen tulee joka tapauksessa edullisemmaksi kuin oman talousosaajan palkkaaminen sivukuluineen. Samalla vapautat oman aikasi tuottavampaan työhön.
Kaksi tapaa selvittää oma hintasi:
- Laske hinta-arvio 30 sekunnissa →
- Lataa maksuton Tilitoimiston hinta-opas (PDF) → – konkreettiset hintaesimerkit eri kokoisille yrityksille, kustannusten muodostuminen ja muistilista tilitoimiston valintaan.
Kustannustekijät on avattu tarkemmin artikkelissa kirjanpidon hinta.
Näin valitset luotettavan kumppanin
Kun ulkoistat, et osta pelkkää suoritetta vaan kumppanuuden. Kiinnitä huomiota näihin:
- Saatko oman vastuuhenkilön? Tuttu ihminen, joka tuntee yrityksesi, on aivan eri asia kuin vaihtuva palvelutiimi tiketöintijärjestelmän takana.
- Onko osaaminen sertifioitua? KLT-tutkinto ja Taloushallintoliiton jäsenyys kertovat auktorisoidusta osaamisesta.
- Onko hinnoittelu läpinäkyvää? Kiinteä kuukausihinta ja etukäteen sovittu työnjako säästävät ikäviltä yllätyksiltä.
- Toimiiko tekniikka? Nykyaikainen, sähköinen järjestelmä tuo tiedon reaaliaikaisesti.
- Saatko muutakin kuin pakolliset kirjaukset? Paras kumppani sparraa ja auttaa ymmärtämään luvut.
- Onko apua saatavilla myös kirjanpidon ulkopuolelta? Palkat, järjestelmät, HR ja laki samasta paikasta säästävät aikaa.
Relion on Netvisor Premium Plus Partner, Procountor Platina-partneri ja Fennoa-kumppani, ja jokaisella asiakkaallamme on pysyvä vastuuhenkilö, joka tuntee yrityksen. Olemme tilitoimisto, jolla on kasvot: Relionille vaihdetaan, Relionille jäädään.
Valmis ulkoistamaan?
Haluatko selvittää, mitä kirjanpitosi ulkoistaminen maksaisi? Aloitetaan maksuttomalla 30 minuutin kartoituksella ilman sitoumuksia.
📞 Asiakaspalvelu: info@relion.fi | 010 2818 400 (ma–pe 8–16)
Myynti: Kari Kinnunen | kari.kinnunen@relion.fi | 050 911 0313
Usein kysyttyä kirjanpidon ulkoistamisesta
Mitä kirjanpidon ulkoistaminen tarkoittaa?
Kirjanpidon ulkoistaminen tarkoittaa, että yritys siirtää kirjanpitonsa, tilinpäätöksensä ja taloushallintonsa ulkopuolisen tilitoimiston hoidettavaksi. Saat oman vastuuhenkilön, joka kirjaa tositteet, hoitaa veroilmoitukset ja laatii tilinpäätöksen. Voit ulkoistaa koko taloushallinnon tai vain osan siitä.
Milloin kirjanpito kannattaa ulkoistaa?
Ulkoistaminen on ajankohtaista, kun aika ei riitä kirjanpitoon, yritys kasvaa, et ole varma teetkö oikein tai nykyinen ratkaisu takkuaa. Myös silloin, kun kaipaat ajantasaista tietoa päätösten tueksi. Käytännössä mitä aikaisemmin, sitä vähemmän ehtii kertyä selvitettävää.
Paljonko kirjanpidon ulkoistaminen maksaa?
Hinta määräytyy yrityksen koon, ostolaskujen ja korttiostojen kuittien määrän, palkkojen määrän sekä ulkoistuksen laajuuden mukaan. Tositteiden määrä ei sinänsä nosta hintaa sähköisessä taloushallinnossa. Meillä taloushallinto hoituu kiinteällä kuukausihinnalla ilman tuntilaskutusta. Saat oman hinta-arviosi 30 sekunnissa hintalaskurilla tai lataamalla Tilitoimiston hinta-oppaan.
Voiko ulkoistaa vain osan kirjanpidosta?
Kyllä. Voit ulkoistaa koko taloushallinnon tai vain ne osat, jotka haluat antaa pois, esimerkiksi juoksevan kirjanpidon ja tilinpäätöksen, ja pitää laskutuksen itse. Autamme löytämään yrityksellesi järkevän työnjaon.
Saanko Relionilta oman vastuuhenkilön?
Saat. Jokaiselle asiakkaalle nimetään oma vastuuhenkilö, joka tuntee yrityksesi ja on tavoitettavissa. Et joudu selittämään tilannettasi joka kerta uudelle ihmiselle.
Mitä eroa on juoksevalla kirjanpidolla ja talouden ohjauksella?
Juokseva kirjanpito tuottaa tositteista lakisääteiset kirjaukset ja tilinpäätöksen. Laajemmassa mallissa kumppani ottaa vastuun myös raportoinnista, ennusteista ja talouden ohjauksesta. Se sopii kasvavalle yritykselle, joka kaipaa talouspäällikön tason osaamista ilman omaa vakanssia.
Onko ulkoistettu kirjanpito turvallista?
On. Auktorisoitu tilitoimisto noudattaa kirjanpitolakia ja tietosuojavaatimuksia, ja aineisto säilytetään sähköisesti suojatusti. Ulkoistettu taloushallinto on usein turvallisempi kuin yhden työntekijän varassa toimiva, koska se ei ole haavoittuvainen yksittäisen henkilön poissaololle.
Kuinka vaihto nykyisestä tilitoimistosta tai itse tehdystä kirjanpidosta sujuu?
Hoidamme aineiston siirron puolestasi: sovimme vastuuhenkilön, siirrämme tiedot ja otamme tarvittaessa järjestelmän käyttöön. Vaihto on usein vaivattomampaa kuin moni luulee. Lue tarkemmin: tilitoimiston vaihtaminen.
Voinko ulkoistaa kesken tilikauden?
Voit. Vaihto onnistuu myös kesken tilikauden, eikä kirjanpito katkea. Siirrämme kuluvan tilikauden aineiston ja jatkamme siitä, mihin edellinen jäi.
Hoituuko palkanlaskenta samalla?
Hoituu. Palkanlaskenta, HR-palvelut ja lakipalvelut tulevat samasta paikasta, joten sama kumppani tuntee tilanteesi eikä sinun tarvitse selittää asioita moneen kertaan.
Toimiiko ulkoistaminen etänä koko Suomessa?
Toimii. Sähköinen taloushallinto ei ole paikkasidonnaista. Toimipisteemme ovat Imatralla, Lappeenrannassa ja Savonlinnassa, mutta palvelemme asiakkaita valtakunnallisesti.
