Siis? Mikä ihmeen Peppol?
Yksinkertaistettuna monelle vielä vieras Peppol (Pan-European Public Procurement Online ) tarkoittaa eurooppalaista sähköistä hankintaverkostoa ja -infrastruktuuria, jonka tarkoituksena on helpottaa ja tehostaa julkisten hankintojen prosesseja Euroopassa. Peppol mahdollistaa sähköisen laskutuksen ja muiden liiketoimintadokumenttien vaihdon eri organisaatioiden välillä, alkuun etenkin yritysten ja julkisen sektorin välillä.
Peppolin avulla yritykset voivat lähettää ja vastaanottaa laskuja sekä muita liiketoimintadokumentteja (tarjouspyyntö, tarjous, jne.) standardoitujen formaattien avulla, mikä helpottaa prosessien automatisointia ja vähentää manuaalisen työn tarvetta. Tämä puolestaan tehostaa liiketoimintaprosesseja ja vähentää virheiden mahdollisuutta.
Peppol-standardit ja -infrastruktuuri ovat olleet keskeisessä roolissa digitaalisen hankintaympäristön kehittämisessä Euroopassa ja ovat edistäneet sähköisen kaupankäynnin kasvua sekä rajat ylittävää kaupankäyntiä Euroopassa.
Valtio ensimmäisenä käyttöönottajana
Valtion hankintaprosessit ovat uudistumassa 01. huhtikuuta 2024 alkaen. Tämä tarkoittaa merkittävää muutosta valtion siirtyessä vaiheittain hyödyntämään Peppol-järjestelmää hankinnoissaan. Ensimmäisenä Peppol otetaan käyttöön uusissa puitesopimuksissa, ja tavoitteena on sisällyttää Peppol-hankintasanomien käyttö kaikkiin uusiin hankintasopimuksiin viimeistään vuoteen 2026 mennessä.
Peppolissa Valtionhallinto hyödyntää niin kutsuttua laajennettua tilausprosessia (Advanced Ordering). Laajennettu tilausprosessi käsittää neljä pääsanomaa: tilaus, tilausvahvistus, tilauksen muuttaminen ja tilauksen peruuttaminen. Perinteisten paperilomakkeiden, sähköpostien, ja manuaalisten prosessien sijaan valtio lähettää tulevaisuudessa sähköisen Peppol-tilauksen toimittajalle ja vastaanottaa sähköisen tilausvahvistuksen. Tilausten muutokset ja peruutuksetkin hoidetaan näppärästi sähköisesti.
Osa hankintasopimuksista jää Peppolin ulkopuolelle
Peppolin käyttövaatimus ei kuitenkaan ulottu kaikkiin hankintasopimuksiin. Päätös Peppolin käytöstä tehdään hankinnan luonteen ja siihen liittyvien tilauskäytäntöjen pohjalta. Valtiolla on siis edelleen mahdollisuus jatkaa kilpailutusta ja hankintoja ilman ehdotonta vaatimusta Peppolin käytöstä. Tämä antaa joustavuutta ja mahdollistaa hankintojen sovittamisen parhaiten kuhunkin tilanteeseen sopivaksi.
Verkkolaskujen lähetys valtiolle pysyy ennallaan
Peppol-hankintasanomien käyttöönotto ei muuta valtion verkkolaskujen vastaanottamiskäytäntöjä. Valtio jatkaa edelleen Eurooppa-normin mukaisten verkkolaskujen, toisin sanoen tuoreimpien verkkolaskukuvausten mukaisten Finvoice- ja TEAPPSXML-verkkolaskujen vastaanottoa.
Vinkit yrityksille, joilla on asiakkaita valtionhallinnossa
- Vanhaa toiminnanohjausjärjestelmää vaihtaessasi, varmista ohjelmistotoimittajalta, että ohjelmisto kykenee vastaanottamaan, käsittelemään, ja tuottamaan Peppol-sanomia.
- Tutustu ”Yrityksen Digitalous” hankkeeseen (https://www.yrityksendigitalous.fi/). Sen tavoitteena on tukea sellaisten palvelujen kehitystä, jotka auttavat yrityksiä asioimaan valtionhallinnon yksiköiden kanssa Peppol-sanomilla.
- Ole yhteydessä omaan yhteyshenkilöösi valtionhallinnossa ja varmista, milloin Peppol astuu käyttöön teidän välisessänne sopimuksessa
Lisätietoa Peppolista
Hyödyllistä lisätietoa Peppolin perusteista ja eduista löytyy esimerkiksi Valtiokonttorin sivuilta
Herättikö asia kiinnostuksesi? Ota yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse, tai sovi tapaamisesta. Talous- ja palkkahallinnon asiantuntijamme Imatralla palvelevat kaikenkokoisia yrityksiä niin Etelä-Karjalan alueella kuin koko Suomen laajuisestikin.
Laura Matikainen, KLT. Palvelupäällikkö, Relion Oy. Puh. 010 281 8482. Sähköposti: laura.matikainen@relion.fi
Viimeksi päivitetty 27.03.2024.