Näin sähköinen taloushallinto säästää aikaasi

Sähköiset työkalut ovat mahdollistaneet taloushallintoon liittyvien rutiinien automatisoinnin. Tämä vapauttaa yrittäjän aikaa oleelliseen.

Sähköinen taloushallinto säästää yrittäjän aikaa ja rahaa

Arki on hektistä, ja asioiden tahti nopeutuu koko ajan. Moni yrittäjä elää ruuhkavuosia ja lapsiperhearkea, ja vuorokauden tunnit eivät meinaa riittää. Miten aikaa saisi lisää?

Yksi helppo keino säästää aikaa on tehdä taloushallinnosta niin helppoa kuin mahdollista. Sähköisten taloushallinnon järjestelmien avulla rutiineja voi tehdä etänä vaikkapa lapsia harrastuksista odottaessa tai työmatkoilla. Aikaa ja rahaa säästyy, kun esimerkiksi kirjanpidon raportteja voi käydä katsomassa missä ja milloin vain sen sijaan että pyytäisi erikseen kirjanpitäjää ajamaan raportin järjestelmästä maksua vastaan.

Sähköinen taloushallinto mahdollistaa yrityksen reaaliaikaisen seurannan

Oletko laskenut, kuinka paljon aikaa kuluu myyntilaskujen lähettämiseen manuaalisesti ja ostolaskujen maksamiseen verkkopankissa yksi kerrallaan? Kuinka paljon aikaa säästyisi, jos kaiken voisi hoitaa esimerkiksi Netvisorilla, jossa tiedot laskuista siirtyvät suoraan järjestelmään?

Vaikka säästäisit vain tunnin viikossa talousasioissa, säästäisit vuodessa aikaa 52 tuntia. Automaatiosta syntyvän ajansäästön voi käyttää johonkin tärkeämpään – tai vaikkapa viikon mittaiseen lomaan.

On myös hyvä muistaa, että huhtikuussa 2020 voimaan tulee direktiivi sähköisestä laskutuksesta, joka koskee kaikkia suomalaisyrityksiä. Sen myötä esimerkiksi sähköpostilla lähetetty lasku ei enää täytä EU:n verkkolaskudirektiivin mukaista määritelmää, ja yrittäjät saavat itse päättää hyväksyvätkö enää sähköpostilla lähetettyjä laskuja.

Konkreettisia hyötyjä sähköisestä taloushallinnosta:

  • Työntekijät voivat tehdä matkalaskut suoraan järjestelmään, missä voit tarkastaa ja hyväksyä ne. Työntekijöiden ei tarvitse täytellä erillisiä matkalaskukaavakkeita, jotka sitten hyväksyt ja lähetät kirjanpitäjälle.
  • Ostolaskuja hyväksyessä voit kirjoittaa samalla selitteet, jolloin kirjanpitäjän on helpompi kirjata laskut.
  • Tilintarkastaja löytää kirjanpidon materiaalit suoraan järjestelmästä, jolloin myös tilintarkastajan työ helpottuu ja nopeutuu.
  • Luottokorttikuitit voi tallentaa mobiilisti vaikka heti kun saat esimerkiksi ravintolalaskun. Aikaa säästyy, kun kuitteja ei tarvitse etsiä jälkikäteen.
  • Saat reaaliaikaisen näkymän yrityksen taloudelliseen tilanteeseen esimerkiksi kassavirtalaskelman muodossa. Ohjelmisto yhdistää viimeiset tilitiedot sekä liiketoiminnan tapahtumat. Se muodostaa valmiit raportit, kokoaa tiedot raportointityökaluun omaa raportointia varten sekä esittää graafisena reaaliaikaisen kassavirtalaskelman. Kaikki tämä ilman että sinun tarvitsee ottaa yhteyttä kirjanpitäjääsi.

Osaavan kumppanin kanssa yrittäjän aikaa vapautuu olennaiseen

Vastuullinen tilitoimisto auttaa yrittäjää muussakin kuin lakisääteisessä kirjanpidossa. Me Relionilla haluamme kirjanpitäjän palveluiden lisäksi auttaa yrittäjiä asiantuntijoista koostuvan tiimimme avulla. Kun tarvitset tukea esimerkiksi yrityksen kasvun suunnittelussa tai kaipaat lisätietoa verotuksesta tai rahoituksesta, asiantuntijamme ovat palveluksessasi. Osaavan verkoston tuki paitsi tuo taloudellista hyötyä myös säästää aikaa, kun kaikkea ei tarvitse selvittää itse.

Menestyvät yrittäjät osaavat rakentaa ympärilleen osaajien verkoston. Oletko sinä rakentanut yrityksesi ympärille luottotiimin, joka auttaa esimerkiksi rahoituksen, verotuksen, lakiasioiden ja sähköisten taloushallinnon järjestelmien kanssa?

Tilitoimiston vaihtaminen – helpompaa kuin luulit

Yrittäjän mielessä saattaa useinkin pyöriä tilitoimiston vaihtaminen. Syynä saattaa olla palvelutason lasku, hinnoittelupolitiikka, kirjanpitäjän vaihtuminen tai yrityksen tarpeiden muuttuminen. Vaihto voi kuitenkin jäädä toteuttamatta, sillä moni kuvittelee tilitoimiston vaihtamisen olevan hankala ja aikaa vievä prosessi.

Todellisuudessa tilitoimiston vaihtaminen on yksinkertaista. Yrittäjän ei tarvitse tehdä muuta kuin valtuuttaa uusi tilitoimisto irtisanomaan vanhan tilitoimiston sopimus, ja uusi tilitoimisto hoitaa käytännön asiat vanhan toimiston kanssa.

Erityisen helppoa vaihtaminen on, jos taloushallinnon järjestelmä pysyy samana. Jos yritykselläsi on jo käytössä esimerkiksi Netvisor, on vaihtaminen yksinkertaista: riittää, että Netvisor-käyttöoikeudet siirretään uudelle tilitoimistolle. Samalla siirtyy kaikki yrityksen data historiatiedoista lähtien.

Tilitoimiston vaihtamisen ajankohdalla ei ole merkitystä. Vaihto voidaan tehdä kesken tilikautta tai tilikauden päätyttyä. Yrittäjä ei ole tilitoimiston vaihtoa harkitessa asian kanssa yksin. Asiantunteva tilitoimisto osaa kertoa tarkasti, mitä asioita vaihtamisessa tulee ottaa huomioon.

Tilitoimiston vaihto on hyvä hetki pohtia tarpeita ja ulkoistamista

Tilitoimiston vaihtaminen on oivallinen hetki tarkastella yrityksen nykyisiä ja tulevia tarpeita. Onko toiminnassa tapahtunut muutoksia, jotka kannattaa ottaa huomioon uutta kumppania valitessa? Tarpeiden lisäksi vaihto on hyvä hetki miettiä, mitä taloushallinnon elementtejä kannattaisi ulkoistaa.

Yrittäjän on hyvä kartoittaa etukäteen, mikä osa yrityksen taloushallinnosta on järkevä ulkoistaa. Vaikka nykyisillä sähköisillä järjestelmillä on helppo ulkoistaa koko taloushallinto kerralla, moni yrittäjä siirtää kirjanpitäjän tehtäväksi ainoastaan peruskirjanpidon ja tilinpäätökset. On helppo säästää aikaa ja rahaa, jos antaa ammattilaisen hoitaa myös palkanlaskennan, työnantajamaksut ja lakisääteiset ilmoitukset. Näin myös vältytään ylimääräisiltä kuluilta, joita väärin laadituista ilmoituksista voi koitua.

Nykyaikaiset työkalut yhdistettynä osaavan tilitoimiston palveluun tuovat yrittäjälle merkittäviä säästöjä. Digitaaliset ratkaisut nopeuttavat prosesseja, kun laskuja ei lähetetä tai vastaanoteta paperisina. Nykyaikainen tilitoimisto tarjoaa yrittäjälle ohjelmistot, joita yrittäjä ja tilitoimisto käyttävät yhdessä. Yrittäjällä on aina ajantasainen kuva oman yrityksensä tilanteesta kirjanpitojärjestelmässä, josta hän näkee samat asiat kuin kirjanpitäjä.

Netvisor-järjestelmän käyttöönotto tuo paljon uusia mahdollisuuksia ja muuttaa työskentelyn tapoja. Tilitoimisto voi hoitaa alusta loppuun esimerkiksi myyntilaskujen tekemisen ja lähettämisen, reskontrien seuraamisen, ostolaskujen asiatarkastamisen ja maksatuksen sekä palkkojen laskennan ja maksatuksen. Tällöin yrittäjälle jää käytännössä vain ostolaskujen ja palkanlaskennan hyväksyminen. Toinen vaihtoehto on, että yrittäjä tekee itse kaiken, ja tilitoimiston kirjanpitäjä vain tarkistaa ja seuraa tekemisiä esimerkiksi tiliöinnin ja arvonlisäverotuksen osalta sekä lähettää kuukausittain kausiveroilmoitukset. Valittavissa on myös variaatioita näiden vaihtoehtojen välillä.

Uusi tilitoimisto auttaa yrittäjän tarpeiden mukaisen palvelukokonaisuuden määrittelyssä. Tilitoimiston kanssa tehtävään sopimukseen vaikuttavat työnjako, liikevaihto ja kuukausittainen laskumäärä.

Valitse tilitoimistoa vaihtaessa kumppani, joka auttaa kasvamaan

Tilitoimisto on yrityksen apuna liiketoiminnan kannattavuuden seurannassa, ja ajantasainen raportointi tukee yrittäjää päätöksentekotilanteissa. Osaavasta tilitoimistosta yrittäjä saa apua kasvun suunnitteluun sekä tukea omistamiseen liittyvissä kysymyksissä ja rahoituksen järjestämisessä. Tilitoimisto avaa raportit sanalliseen muotoon ja tukee yrittäjää liiketoiminnan ohjaamisessa.

Parhaimmillaan yrittäjän ja tilitoimiston välille syntyy syvä yhteistyösuhde. Kun taloushallinta digitalisoituu, tilitoimisto on yhä enemmän konsultin roolissa. Tilitoimisto ei vain hoida virallista ilmoitusvelvollisuutta, vaan on yrittäjän keskustelukumppani kaikissa talousasioissa. Hyvään yhteistyösuhteeseen kuuluu se, että tilitoimisto ja yrittäjä viestivät aktiivisesti ja monipuolisesti. Yrittäjä kertoo niin ajankohtaisista kuulumisista kuin tulevaisuuden suunnitelmistaan. Tilitoimisto puolestaan tukee yrittäjää taloushallintoon liittyvissä kysymyksissä.

Tilitoimiston vaihto ei ole lopulta ole niin suuri asia kuin miltä se voi alkuun tuntua. Tilitoimiston tehtävänä on hoitaa vaihtoon liittyvät asiat kuntoon, eikä yrittäjän tarvitse huolehtia asioista, jotka on alun alkaenkin ollut tarkoitus ulkoistaa. Näin yrittäjä saa keskittyä omaan ydintoimintaansa.

Etsitkö uutta tilitoimistoa? Kilpailuta tilitoimistot ilmaiseksi osoitteessa tilitoimistovertailu.fi

Miten selvitä taantumasta voittajana? 10 vinkkiä

Koronaviruksen vaikutukset tuntuvat paitsi ihmisten arjessa myös yritysten toiminnassa. Moni yrittäjä miettii nyt, kuinka yritys pärjää yllättäen alkaneessa laskusuhdanteessa. On vaikea arvioida, kuinka pitkään taantumaa kestää ja seuraako koronaepidemiaa pitkä ja raju lama. Viisas yrittäjä toimii nyt nopeasti ja hyödyntää poikkeuksellisen tilanteen mahdollisuutena tarkastella toimintaansa uusin silmin.

Näillä neuvoilla yrityksesi voi selvitä taantumasta voittajana:

1. Reagoi nopeasti

Koronan aiheuttama laskusuhdanne on jyrkkä. Sen kokoa ja vaikutusta arvioidaan helposti alakanttiin. On parempi suhtautua muutokseen riittävin toimenpitein kuin aliarvioida muutosta. Jos yliarvioit, voit aina höllentää tehtyjä toimenpiteitä. Riittävän ajoissa tehdyt muutokset säästävät selvää rahaa.

2. Kirkasta asiakaslupaus

Mieti, onko tuotteesi tai palvelusi viesti vielä oikea vai pitäisikö tässä tilanteessa muuttaa ydinviestiä. Millaisia muutoksia on tapahtunut asiakkaittesi tilanteessa laskusuhdanteen myötä? Voisitko esimerkiksi tarjota helpotuksia maksuajoissa tai muita etuja? Tai pitääkö sinun ottaa käyttöön aivan uudenlainen näkökulma?

3. Tarkista liiketoimintamalli

Mikä olet toimialalla, joka on kokonaisuudessaan taantumassa, mieti pitääkö yrityksen koko liiketoimintamallia muuttaa. Asiakkaiden tarpeet tuskin ovat tyystin kadonneet, mutta kenties heillä ei ole tällä hetkellä mahdollisuutta ostaa tuotteita tai palveluita. Esimerkiksi ravintoloitsija voi nyt siirtyä toimittamaan ruokaa kotiin.

4. Aktivoi myynti

Taantumassa toimijat voivat myös kasvattaa markkinaosuuttaan. Mikäli sinulla on rahkeita lisätä myyntiaktiviteetteja, se kannattaa tehdä nyt. Viestin kirkastus ja myyntivolyymin merkittävä nosto saattavat tuoda mukanaan uusia asiakkaita. Digitaalinen markkinointi on tehokasta, ja ihmiset viettävät paljon aikaa lehtien ja television ääressä sekä sosiaalisen median kanavissa.

5. Pienennä kuluja

Mieti tarkkaan, ovatko yrityksen kaikki kulut tarpeellisia. Monissa asioissa voi säästää myös tilapäisesti.

  • Onko toimitilasi liian suuri tähän tilanteeseen?
  • Onko sinulla käyttöomaisuutta, jonka voisit myydä ja vuokrata takaisin?
  • Monia tilauksia ja sopimuksia voi laittaa tauolle. Moni yritys tarjoaa nyt mahdollisuuden keskeyttää tilauksen hetkeksi, vaikkei se normaalisti olisikaan mahdollista.
  • Mikäli sinulla on työntekijöitä, on hyvä muistaa, että lomautusvaroitus tulee antaa 14 vuorokautta ennen lomautusta.
  • Ole yhteydessä vakuutusyhtiöösi ja selvitä, onko maksuaikoja tai maksujen ehtoja mahdollista muuttaa.

6. Turvaa käyttöpääoma

Jos yrityksen pankkitilin saldo hupenee, on syytä ryhtyä nopeisiin toimenpiteisiin. Tarkastele kaikkia lähteviä maksuja ja mieti, voiko niille tehdä jotakin. Voiko kyseisen palvelun irtisanoa, onko maksuajassa neuvottelemisen varaa tai voisiko toiminnon kilpailuttaa? Voidaanko myydä palveluita tai tuotteita ennakkoon ja tarjota ennakkomaksajalle alennusta? Osa asiakkaista saattaa suostua maksuaikojen lyhentämiseen.

7. Turvaa rahoitus

Keskustele rohkeasti pankkisi kanssa siitä, miten rahoitustilannettasi voitaisiin helpottaa. Lyhennysvapaat kannattaa ehdottomasti hyödyntää. Mikäli tarvitset uusia lainoja, kysy Finnveran vakuuksia: https://www.finnvera.fi/kasvu/ajankohtaista-yrityksille/ajankohtaista-yrityksille niitä on jo paljon tätä kirjoittaessa, ja uusia tulee varmasti lisää. Seuraamme tilannetta.

Mikäli pankkisi ei pysty ratkaisemaan tilannettasi, harkitse muita rahoituslähteitä, kuten:

8. Harkitse yritysjärjestelyjä

Talouden taantuma vaikuttaa kaikkiin toimijoihin. Ehkä tilanteesi on nyt sellainen, että sinun kannattaa liittoutua alihankkijan, kilpailijan tai asiakkaasi kanssa. Kannattaa käydä avoimia keskusteluja, sillä saatat löytää uudenlaisen kilpailuedun ja kestävämpää toimintaa jonkun toisen kanssa.

9. Pidä huolta itsestäsi

Nyt jos koskaan yrittäjän pitää olla hyvässä kunnossa ja ajatella kirkkaasti. Fyysinen hyvinvointi auttaa myös aivotyössä. Pidä huoli kunnostasi, nuku hyvin ja syö terveellisesti. Noudata myös koronaviruksen leviämisen ehkäisemiseen annettuja ohjeistuksia. Lue THL: Ajankohtaista koronaviruksesta

10. Pyydä apua – kaikkiin asioihin löytyy kyllä ratkaisu

Et ole yksin tässä vaikeassa tilanteessa. Jaa huolesi lähipiirisi, verkostojesi ja kumppaneittesi kanssa. Voit saada heiltä tukea ja arvokkaita vinkkejä.

Tilitoimistosi näkee kuinka sadat yritykset ovat samojen haasteiden edessä kuin sinäkin. Tilitoimisto osaa neuvoa parhaiden käytäntöjen ja rahoitusratkaisujen kanssa, joten ole rohkeasti yhteydessä kirjanpitäjääsi. Asioiden pohtiminen yhdessä on aina mielekkäämpää ja tuloksellisempaa kuin yksin. Vaikeaa tilannetta ei tarvitse hävetä.

Tilitoimistosi auttaa sinua laittamaan tilinpäätöksen ja muut talousasiat kuntoon, niin pääset nopeasti hakemaan pankista apua tilanteeseen. Aktiivinen tilitoimisto onkin nyt tärkein kumppanisi. Me Relionissa olemme valmiina auttamaan asiakkaitamme ja teemme parhaamme, jotta yhdenkään yrittäjän liiketoiminta ei kärsisi tarpeettoman paljon.

Tavoitteena kasvaminen? Vältä nämä viisi virhettä yrityksen kasvuvaiheessa

Kasvu kiinnostaa suomalaisyrityksiä. Alkuvuodesta 2020 julkaistun PK-barometrin mukaan noin yhdeksän prosenttia kaikista Suomen pienistä ja keskisuurista yrityksistä tavoittelee voimakasta kasvua.

Yritysten kasvu vauhdittaa taloutta ja lisää työllisyyttä, mutta se voi aiheuttaa yrittäjälle myös päänvaivaa. Kasvuvaiheessa tehtävillä päätöksillä voi olla kauaskantoisia seurauksia, ja vauhdikkaassa muutoksessa paine tehdä viisaita valintoja on kova.

Listasimme viisi yleistä yrityksen kasvun sudenkuoppaa. Kun vältät nämä virheet, olet jo pitkällä yrityksen kasvun siivittämisessä.

1. Yritykseltä puuttuu visio

Tiedätkö, minne yrityksesi on menossa? Kasvuun on vaikea valmistautua, jos yrityksen suunnasta ei ole selkeää kuvaa.

Vision luominen ei ole yksinomaan suuryritysten puuhaa, vaan myös jokainen PK-yritys tarvitsee vision. Ilman kirkasta ajatusta yrityksen suunnasta ei voi syntyä toimivaa strategiaa tai askelmerkkejä kohti menestystä.

PK-barometrin mukaan jopa 23 prosentilla maan pienistä ja keskisuurista yrityksistä ei ole kasvutavoitteita. Kuinka moni näistä tuhansista ja taas tuhansista yrityksistä voisi kasvaa, jos ne tietäisivät tarkemmin minne ovat suuntaamassa?

2. Yrittäjä ei suunnittele ennakkoon

Toinen yrityksen kasvua hidastava virhe on se, ettei kasvuun ole varauduttu ennalta. Esimerkiksi rahoituksen saaminen kriittisiin kasvuvaiheisiin voi olla hankalaa, jos yrityksen kassavirta ei ole kunnossa. Pitkän aikavälin suunnitelmat ja ennakkoon varautuminen tekevät yrittäjän elämästä sujuvampaa.

Ennakkosuunnittelu on tarpeen myös siksi, että aina voi tapahtua jotakin yllättävää: yrittäjä voi sairastua, joku tarjoutuu ostamaan yrityksen tai toimialalla tapahtuu äkillisiä muutoksia. Tasapainoinen talous ja varasuunnitelmat edesauttavat muutosten keskellä navigoimista.

Lue lisää: Näin yrittäjä voi varautua tulevaan

3. Realismi unohtuu kasvuhuumassa

Moni yritys tavoittelee jatkuvaa kasvua, joskus jopa koko liiketoiminnan kustannuksella. Suomen yrityshistoria tuntee paljon tapauksia, joissa hallitsematon kasvu tai liian suuret investoinnit ovatkin olleet menestystarinan uuden luvun sijaan lopun alku.

Kunnianhimoisia tavoitteita kannattaa olla, mutta muutoksen keskellä on hyvä pitää pää kylmänä. Kasvuhuumassa arjen realiteetit saattavat unohtua ja katse olla liikaa mahdollisissa tulevaisuuden voitoissa päivittäisen toiminnan pyörittämisen sijaan.

Kasvua ei kannata tavoitella pelkän kasvun vuoksi. Joskus on viisaampaa pysytellä nykyisenkaltaisessa toiminnassa eikä riskeerata kaikkea isompien voittojen toivossa

4. Yhtiömuoto on väärä

Yksi yrityksen kasvua jarruttavista tekijöistä on yhtiömuoto. Moni aloittaa toiminimiyrittäjänä, mutta usein liikevaihdon kasvaessa ja rekrytointien tullessa ajankohtaiseksi huomataan, että osakeyhtiö onkin parempi yhtiömuoto yrityksen tarpeisiin. Myös riskien hallinta ajaa vaihtamaan yhtiömuotoa: harva yrittäjä haluaa vastata suuresta lainasta henkilökohtaisella omaisuudellaan.

Vaikka yhtiömuodon muuttaminen käykin suhteellisen nopeasti, on kasvun hetkellä yrittäjällä muutakin ajateltavaa kuin byrokratia. Yhtiömuodon vaihtamista kannattaakin miettiä etukäteen ja rauhallisemmassa vaiheessa, ja keskittyä kasvuvaiheessa yrityksen kasvattamiseen ja muutosten tekemiseen.

Lue lisää: Näin vaihdat yhtiömuotoa

5. Yrittäjä yrittää tehdä kaiken yksin

Moni yrittäjä on tottunut pärjäämään yksin ja ratkomaan ongelmia ilman ulkopuolista apua – usein turhaan. Työeläkeyhtiö Elon ja Suomen Yrittäjien vuonna 2018 julkaisemassa tutkimuksessa todettiin, että ammatilliset verkostot ja niistä saatu tuki ovat yksi tärkeimmistä menestystekijöistä yrittäjälle. Uskalla siis kysyä neuvoa ja apua ympäriltäsi.

Yrittäjä ehtii keskittyä olennaiseen, kun osa tehtävistä on ulkoistettu osaavalle kumppanille. Kun yrityksen kasvattaminen mietityttää, kannattaa olla heti yhteydessä omaan kirjanpitäjään. Hän tuntee yrityksesi tarpeet ja osaa neuvoa pulmatilanteissa ja suunnitella kanssasi tulevaa.

 

Toiminimestä osakeyhtiöksi: miten ja miksi vaihtaa yhtiömuotoa?

Suuri osa yrittäjistä aloittaa yritystoiminnan toiminimellä. Toiminimen perustaminen ja lopettaminen on helppoa, ja yritystoimintaan liittyvät riskit ovat suhteellisen pienet. Kun toiminta vakiintuu ja kasvaa, on hyvä hetki harkita, kannattaisiko toiminimestä luopua ja jatkaa sen sijaan yritystoimintaa osakeyhtiössä.

Yhtiömuodon vaihtaminen voi tuntua pelottavalta muutokselta. Vaihdokseen on kuitenkin useita hyviä syitä, ja monissa tilanteissa siitä on yrittäjälle merkittävää taloudellista hyötyä. Lisäksi yhtiömuodon muuttamisesta on tehty entistä suoraviivaisempaa, sillä kesästä 2019 alkaen osakeyhtiön perustamiseen ei ole enää vaadittu 2 500 euron osakepääomaa.

Näillä vinkeillä pääset alkuun, jos mietit yhtiömuodon vaihtamista toiminimestä osakeyhtiöksi!

Milloin kannattaa vaihtaa toiminimestä osakeyhtiöksi?

Jokainen yritys on erilainen, eikä ole olemassa yhtä oikeaa hetkeä yhtiömuodon vaihtamiseen.

Toiminimi on usein se oikea yhtiömuoto silloin, kun toiminta on pienimuotoista ja työn tekijä on yrittäjä itse. Kun liikevaihto kasvaa tai syntyy tarve palkata työntekijöitä, on hyvä hetki miettiä osakeyhtiön perustamista. Nyrkkisääntö on, että yhtiömuodon muuttamista kannattaa harkita, kun toiminimen liikevoitto alkaa lähestyä 30 000 euroa.

Taloudellisten seikkojen lisäksi on monia muita syitä, jotka saattavat kannustaa yhtiömuodon vaihtamiseen. Jos mukaan halutaan osakkaita, toiminimestä on aika luopua. Joskus on myös mietittävä, millaisen vaikutelman yritys tekee: joissakin liiketoimissa osakeyhtiöön suhtaudutaan vakavammin kuin toiminimiyrittäjään.

Mikä muuttuu yhtiömuotoa vaihtaessa?

Kun yhtiömuoto vaihdetaan toiminimestä osakeyhtiöksi, moni asia muuttuu. Yksityinen elinkeinonharjoittaja voi olla tottunut tekemään kaiken yksin, mutta osakeyhtiöön tarvitaan vähintään yksi toinen ihminen hallituksen varajäseneksi. Muutoksia tulee myös niin yrittäjän vastuuseen, palkanmaksuun kuin kirjanpitoon.

Yksi merkittävimmistä muutoksista koskee yrittäjän vastuuta. On hyvä muistaa, että toiminimiyrittäjä vastaa kaikista veloista ja sitoumuksista henkilökohtaisella omaisuudellaan, kun taas osakeyhtiössä hän on vastuussa pääomasta, jonka on sijoittanut yhtiöön.

Toiminimiyrityksessä ja osakeyhtiössä yrittäjä maksaa itselleen palkkaa eri tavoilla. Osakeyhtiössä yrittäjä voi maksaa itselleen palkkaa, osinkoja ja erilaisia etuuksia, mikä mahdollistaa myös tehokkaamman verosuunnittelun.

On myös tärkeä muistaa, että myös kirjanpidon tarpeet muuttuvat yhtiömuodon myötä. Osakeyhtiössä tarvitaan aina kahdenkertainen kirjanpito. Moni toiminimiyrittäjä hoitaa itse oman kirjanpitonsa, mutta muutosvaiheessa on hyvä harkita ulkoistettua kirjanpitoa. Voit lukea lisää kirjanpidon ulkoistamisesta ja tilitoimiston valinnasta tästä kirjoituksesta.

Miten yhtiömuodon muuttaminen tapahtuu?

Toisin kuin usein kuvitellaan, käytännössä toiminimen muuttaminen osakeyhtiöksi on suhteellisen yksinkertaista ja ripeää, etenkin jos yrityksen toimintaa jatketaan samalla nimellä ja samanmuotoisena.

Lopettavalle toiminimelle tehdään tilinpäätös ja veroilmoitus. Yhtiömuodon muuttaminen tapahtuu perustamalla uusi yritys, jolloin osakeyhtiölle tulee myös uusi Y-tunnus. Jos vanha nimi säilyy, toiminimen nimeä täytyy muuttaa tai se pitää lopettaa kokonaan. Toiminimen lopettaminen on ilmaista, ja osakeyhtiön rekisteröinti maksaa sähköisesti 275 euroa.

Virallisten paperitöiden lisäksi on ilmoitettava uudesta yhtiömuodosta yhteistyökumppaneille, päivitettävä Y-tunnus kaikkiin sopimuksiin ja palveluihin sekä suunniteltava uutta arkea osakeyhtiön johdossa.

Yksi yrittäjän tärkeimpiä kumppaneita yrityksen kasvu- ja muutostilanteissa on osaava tilitoimisto. Jos yhtiömuodon vaihtaminen tai valitseminen mietityttää, kannattaa olla heti yhteydessä omaan kirjanpitäjään. Asiantunteva ja palveleva kirjanpitäjä tuntee yrityksesi tilanteen ja osaa neuvoa oikean yhtiömuodon valinnassa ja prosessin käynnistämisessä.