Yrityksen johdossa voi olla usein yksinäinen olo. Pienet ongelmat eri osa-alueilla kasautuvat. Kun yhden haasteen ratkaisee, toinen nousee tilalle. Ongelmia ratkoessa voi tulla kiusaus etsiä helppo ratkaisu, jolla asian saisi nopeasti pois päiväjärjestyksestä.
Vanhan kassajärjestelmän tai käsin kirjoitettujen tuntikirjausten korvaajaksi löytyy lyhyellä nettihaulla runsaasti erilaisia vaihtoehtoja. Jos kyselet neuvoja verkostostasi, voit saada lähes yhtä paljon vastauksia kuin on vastaajiakin. Onko siis yhdentekevää, minkä ratkaisun valitset?
Irrallisia sovelluksia vai kokonaisvaltainen ratkaisu?
Mieleeni nousee esimerkki muutaman vuoden takaa. Asiakkaat alkoivat pyytää yritykseltä laskuja verkkolaskuina. Ratkaisu siihen löytyikin nettihaulla. Palvelu otettiin käyttöön, laskut laadittiin ja toimitettiin asiakkaille sähköisesti, minkä jälkeen ne tulostettiin ja toimitettiin tilitoimistoon kuten ennenkin.
Tilitoimisto huomasi, että laskut olivat erinäköisiä kuin aiemmin ja kysyi, mistä muutos johtui. Kävi ilmi, että tilitoimistolla olisi jo ollut laskutukseen ratkaisu, jonka myötä asiakkaat voisivat saada laskut sähköisesti. Myös tilitoimisto saisi laskuista tiedon kirjanpitoon, ja saatavien seurantakin automatisoituisi.
Toinen tapaus liittyy tuntikirjauksiin. Esihenkilö kyllästyi käsin kirjoitettuihin tuntikirjauksiin ja hankki käyttöönsä sovelluksen, jonka kautta työntekijät pystyivät kirjaamaan tuntinsa kännykällä. Välitön ongelma korjaantui. Keskustelussa palkanlaskijan kanssa kävi kuitenkin ilmi, että toisen, samanhintaisen sovelluksen olisi voinut kytkeä olemassa olevaan palkanlaskentaan niin, että tuntikirjaukset olisivat tulleet palkanlaskentaan saakka automaattisesti.
Netvisor-tilitoimisto Relion selättää järjestelmäviidakon
Taloushallinto on toimialana kehittynyt valtavasti viime aikoina, ja tilitoimistot toimivat tämän teknologisen kehityksen aallonharjalla. Ohjelmistotalot, jotka kehittävät järjestelmiä yritysten käyttöön, tekevät yhteistyötä tilitoimistojen kanssa. Tilitoimistot altistuvat passiivisesti alan uusille tuulille, mutta myös itse aktiivisesti etsivät uusia ratkaisuja, joilla voivat helpottaa sekä omaa että asiakkaan arkea.
Sähköinen taloushallinnon järjestelmä Netvisor on esimerkki kokonaisvaltaisesta ja toimivasta ratkaisusta. Tilitoimisto Relion on Netvisorin Premium Partner, mikä tarkoittaa sitä, että Relionilla on laaja osaaminen paitsi Netvisorin käytöstä, myös siihen liitettävistä järjestelmistä.
Yrityksen käytössä olevat järjestelmät eivät siis ole erillisiä palikoita, vaan osa kokonaisuutta, jonka palaset ovat kytköksissä toisiinsa. Tilitoimisto on se taho, joka käsittelee tietoa eri osa-alueista ja jalostaa sitä. Hyvä ja nykyaikainen tilitoimisto osaa hahmottaa, miten eri osa-alueet vaikuttavat toisiinsa, miten tietoja voidaan kerätä ja siirtää tehokkaimmin, ja mitä on mahdollista saavuttaa, kun kaikki toimii kaavaillusti.
Kun tulee vastaan tilanne, jossa pitäisi pohtia ratkaisuja ja päivittää yrityksen järjestelmiä, ei kannata ahdistua. Soita meille, katsotaan yhdessä, mitä voimme asialle tehdä.
– Kari Kinnunen
(Kirjoittajalla on yli 15 vuoden ja yli 500 käyttöönoton kokemus Netvisorista ja pian 7 vuoden kokemus tilitoimistomaailmasta.)
